KPhotoAlbum використовує всі зображення у певному каталозі і всіх його підкаталогах. Під час першого запуску KPhotoAlbum програма запитає вас про адресу цього каталогу. KPhotoAlbum не буде змінювати жодного з ваших зображень, отже вам нема чого перейматися тим, що KPhotoAlbum якось пошкодить ваші знімки ^[1]. Якщо ж ви все ж не довіряєте KPhotoAlbum, ви можете просто захистити всі ваші файли зображень від запису.

KPhotoAlbum зберігатиме всі відомості у файлі index.xml, розташованому у каталозі зображень. Цей файл є простим файлом XML, отже ви можете створити його резервну копію за допомогою будь-яких інструментів резервного копіювання, зокрема звичайних програм резервного копіювання, копіювання на гнучкий диск або зберігання його версій у системі керування версіями. Передбачено також скрипт для створення резервних копій (kpa-backup.sh), який є частиною коду KPhotoAlbum. За допомогою цього скрипту можна створити резервну копію не лише файла index.xml, але і інших файлів налаштувань у домашньому каталозі користувача.

KPhotoAlbum запам’ятовуватиме вказане вами розташування зображень і використовуватиме його під час наступних запусків KPhotoAlbum. Якщо ж у вас виникне потреба у завантаженні іншої бази даних до KPhotoAlbum (тобто іншого каталогу з зображеннями), ви можете запустити програму з параметром -c. Приклад: kphotoalbum -c ~/Картинки/index.xml.