KPhotoAlbum verwendet alle Bilder eines Ordners und all seiner Unterordner als Datenbank. Beim ersten Start von KPhotoAlbum werden Sie nach dem Ort dieses Ordners gefragt. KPhotoAlbum wird keines Ihrer Bilder in irgendeiner Weise verändern; ^[1] Falls Sie KPhotoAlbum noch nicht vertrauen, können Sie natürlich alle Bildern mit einem Schreibschutz versehen.

KPhotoAlbum speichert alle seine Informationen in der Datei index.xml im obersten Ordner ihrer Bilder. Dabei handelt es sich um eine einfache XML-Datei, die Sie mit einem Programm Ihrer Wahl – einschließlich normaler Sicherungsprogramme – sichern, auf eine Diskette kopieren oder als Revisionen in einem Versionsverwaltungssystem ablegen können. Außerdem wird mit KPhotoAlbum ein Sicherungsskript kpa-backup.sh verteilt, mit dem nicht nur die Datei index.xml, sondern auch die Einrichtungsdateien im persönlichen Ordner des Benutzers gesichert werden können.

KPhotoAlbum merkt sich den Ordner, in dem Ihre Bilder gespeichert sind und verwendet diesen bei zukünftigen Starts automatisch wieder. Falls Sie einmal eine andere Datenbank in KPhotoAlbum einlesen möchten, also einen anderen Ordnerbaum mit Bildern, können Sie KPhotoAlbum mit der Option -c starten. Als Beispiel: kphotoalbum -c ~/Firma/Bilder/index.xml.