El KPhotoAlbum utilitza totes les imatges d'un directori i tots els seus subdirectoris, la primera vegada que inicieu el KPhotoAlbum, us demanarà la ubicació d'aquest directori. El KPhotoAlbum no modificarà cap imatge, i per això no heu de tenir por que el KPhotoAlbum alteri les vostres imatges ^[1], si en realitat no us fieu del KPhotoAlbum, no dubteu a fer totes les vostres imatges protegides contra escriptura.

El KPhotoAlbum desarà tota la seva informació al fitxer index.xml al directori d'imatge més alt. Aquest fitxer serà un simple fitxer XML, i per això en podreu fer una còpia de seguretat amb facilitat utilitzant les eines que preferiu, incloent-hi les utilitats de còpia de seguretat normals, copieu el fitxer en un disquet, o manteniu revisions utilitzant VCS. També hi ha un script de còpia de seguretat (kpa-backup.sh) que ve amb el codi font del KPhotoAlbum i no només copia els fitxers index.xml, també els fitxers de configuració dins del directori d'inici de l'usuari.

El KPhotoAlbum recordarà on es troben les vostres imatges, i les tornarà a utilitzar. Si mai voleu carregar una altra base de dades (és a dir, un altre arbre de directoris d'imatges), llavors podeu iniciar-lo amb l'opció -c. Per exemple: «kphotoalbum -c ~/ImatgesEmpresa/index.xml».