Excedint gradualment la capacitat d'un telèfon mòbil, expandiu la vostra taula Contactes afegint-hi una columna (camp) Adreça. Afegiu-hi més números de telèfon (feina, casa) per a cada persona i afegiu-hi cognoms als noms. Per a fer-ho més simple, assumim el següent:

Una taula com aquesta es pot fer tant amb un full de càlcul com amb una base de dades. Usar un full de càlcul és molt fàcil, és clar. Quins problemes trobem en aquest pas?

Suposeu que feu servir un full de càlcul i que us cal canviar l'adreça d'almenys una persona. Teniu un petit problema: sovint heu de canviar l'adreça en moltes línies. Per exemple, Joana agafa tres línies. Tindreu un bon problema si oblideu de canviar alguna de les línies -l'adreça assignada a aquella persona serà ambigua, per tant, les vostres dades perden integritat.

A més, no hi ha cap manera simple d'esborrar una persona escollida de la taula en tant que heu de recordar de suprimir totes les línies relacionades amb ell o ella.

Això està connectat directament amb el problema anterior. En els camps Nom i cognom i Adreça s'introdueixen les mateixes dades moltes vegades. Això és típic de la manera ineficient d'emmagatzemar les dades que tenen els fulls de càlcul, perquè la base de dades creix innecessàriament, de manera que requereix més recursos informàtics (volum més gran de dades i accés més lent).

Com podeu solucionar aquests problemes amb una base de dades? Podeu dividir la informació en fragments més petits creant una taula addicional Persones amb només dues columnes: Nom i cognom i Adreça:

Cada línia de la taula Persones correspon a una única persona. La taula Contactes està des d'ara relacionada amb la taula Persones.

Adoneu-vos de la manera en què s'introdueixen les dades en els camps Nom i cognom i Adreça. La gent introduint dades pot equivocar-se, de vegades fins i tot pot ser negligent. A les nostres dades de mostra, tenim diferents maneres d'introduir nom i cognom (Joana Llopis i Llopis Joana; Marc i MARC) i moltes més maneres d'introduir la mateixa adreça. Segur que podeu pensar en moltes altres maneres.

El problema de dalt mostra que en aquest exemple, quan se cerca el número de telèfon d'una persona l'adreça de la qual és «plaça de Catalunya, 1, Barcelona», no obteniu un resultat complet. Només obtindreu una línia, en comptes de tres. A més, tampoc no trobareu tots els números de telèfon cercant el valor «Joana Llopis» en el camp Nom i cognom, perquè «Llopis Joana» no encaixarà amb «Joana Llopis».

Com podeu solucionar aquests problemes usant una base de dades? Podeu fer-ho canviant el disseny de la taula Persones:

Una taula modificada té aquest aspecte:

Gràcies a la introducció de la condició camp requerit, podem estar segurs que les dades introduïdes són completes. En el cas d'altres taules, podeu, naturalment, permetre l'omissió de certs camps a l'hora d'introduir les dades.

Un full de càlcul mostra totes les línies i columnes de la taula, cosa que és molesta en cas de fulls molt grans. Podeu, és clar, filtrar i ordenar línies amb un full de dades, però heu de ser molt curós fent-ho. Els usuaris de fulls de càlcul s'exposen a oblidar que la vista de dades s'ha filtrat, el que pot portar a errades. Per exemple, quan es calculen sumes, podeu pensar que teniu 100 files de dades mentre que n'hi ha 20 amagades.

Si voleu treballar amb un conjunt petit de dades, p. ex. enviar-lo a altres per a editar, podeu copiar i enganxar-lo en un altre full de càlcul i, després d'editar-lo, enganxar el resultat al full de càlcul principal. Aquesta edició «manual» pot causar pèrdues de dades o càlculs incorrectes.

Per a limitar la vista de dades les aplicacions de bases de dades ofereixen consultes, formularis i informes.

Una manera pràctica de limitar és la següent versió ampliada de la taula Persones descrita prèviament:

Assumim que la columna introduïda nova Entrada conté dades confidencials. Com podeu compartir, per exemple, detalls de contacte de persones amb els vostres companys de feina però sense revelar la seva entrada? És possible si només compartiu una consulta i no tota la taula. A la consulta es poden seleccionar totes les columnes excepte la d'Entrada. En el món de les bases de dades, a una consulta com aquestes se li diu sovint una visualització.

Probablement, el vostre ordinador és bastant ràpid, però veureu fàcilment que no ajuda amb fulls de càlculs lents i grans. La seva poca eficàcia és deguda sobretot a la manca d'indexació que accelera en procés de cerca de dades (les bases de dades l'ofereix). A més, si useu coses com el sistema de porta-retalls, fins i tot copiar dades pot ser problemàtic amb el temps.

Els fulls de dades amb grans conjunts de dades poden trigar molt a obrir-se. Un full de dades carrega grans quantitats de dades a la memòria de l'ordinador mentre s'obre. La majoria de dades carregades són probablement innecessàries en el moment d'obrir. Les bases de dades, en canvi, carreguen les dades de l'emmagatzematge de l'ordinador només quan són necessàries.

La majoria de vegades, no us caldrà amoïnar-vos per com emmagatzema les dades la base de dades. Això vol dir que, contràriament als fulls de càlcul, les bases de dades no tenen en compte:

Juntament amb la Limitació de vista de dades descrites en paràgrafs previs, aquestes qualitats constitueixen l'avantatge de les bases de dades.

Les últimes edicions de les aplicacions per a crear fulls de càlcul us permeten de dissenyar formularis d'introducció de dades. Aquests formularis són més útils si les vostres dades no es poden visualitzar en vista tabular, p. ex., si els textos ocupen massa línies o si totes les columnes no hi caben a la pantalla.

En aquest cas, la mateixa manera en què treballa el full de dades és problemàtica. Els camps per a l'entrada de dades estan posats amb imprecisió i molt sovint no són segurs davant de la intervenció (no intencionada o accidental) dels usuaris.

Les bases de dades permeten l'agrupament, la limitació i el resum de dades en un formulari d'un informe. Els fulls de càlcul s'imprimeixen en forma de petites taules sense control automàtic complet sobre les divisions de pàgina i el format dels camps.

Les aplicacions per a crear bases de dades contenen sovint llenguatges de programació complets. Els fulls de càlcul nous també tenen aquesta capacitat, malgrat que els càlculs poden modificar els camps del full de càlcul i simples còpies de dades, sense tenir en compte la rellevància ni les regles d'integritat mencionades en altres paràgrafs.

El procés de dades en un full de càlcul es fa normalment via interfície gràfica d'usuari que pot alentir-ne la velocitat. Les bases de dades són capaces de treballar en segon pla, fora de les interfícies gràfiques.

És difícil d'imaginar un multiús en un full de càlcul. Fins i tot si és tècnicament possible en el cas de les últimes aplicacions, requereix molta disciplina, atenció i coneixement per part els usuaris, i aquests no es poden garantir.

Una manera clàssica de compartir dades desades en un full de càlcul és enviar tot el fitxer (normalment per correu electrònic) o desant un fitxer de full de càlcul en una xarxa informàtica. Aquesta manera de treballar és ineficient per a grans grups de gent -les dades es poden necessitar en un determinat moment i poden estar blocades per una altra persona.

D'altra banda, les bases de dades estan dissenyades bàsicament amb l'accés multiusuari en ment. Fins i tot per a la versió més simple, és possible de blocar un nivell particular de fila en una taula, el que permet fàcilment compartir les dades de la taula.

Assegurar un full de càlcul o les seves seccions particulars amb una contrasenya és només una activitat simbòlica. Després de posar el full de càlcul en una xarxa informàtica, qualsevol persona que pugui copiar el fitxer pot trencar la contrasenya. De vegades no és tan difícil, ja que la contrasenya està emmagatzemada en el mateix fitxer del full de càlcul.

Les característiques per a blocar l'edició o la còpia d'un full de càlcul (o una part) són igualment fàcils de trencar.

Les bases de dades (excepte aquelles desades en un fitxer en lloc d'un servidor) no necessiten estar disponibles en un únic fitxer. Accediu a elles mitjançant una xarxa informàtica, normalment donant un nom d'usuari i una contrasenya. Només teniu accés a aquelles àrees (taules, formularis o fins i tot files i columnes seleccionades) que estan assignades al vostre perfil de drets d'accés.

Els drets d'accés poden afectar la possibilitat d'editar dades o només de llegir-ne. Si alguna dada no us està disponible, no se us enviarà al vostre ordinador, ja que no es poden copiar les dades de manera tan senzilla com en el cas dels fitxers de fulls de dades.