U kunt gegevens vanuit een tekstbestand of vanaf het klembord in een werkblad invoegen door eerst de cel waar het eerste ingevoegde gegeven moet komen, te selecteren en daarna Vanuit een tekstbestand... of Vanaf het klembord... in het menu Invoegen → Externe gegevens te kiezen.

In beide gevallen gaat Calligra Sheets ervan uit dat de gegevens in CSV-opmaak zijn (Comma Separated Values, is door komma's gescheiden waarden). Er verschijnt een dialoogvenster waarin u kunt regelen hoe de gegevens uit het bestand of van het klembord moeten worden gelezen, en in de cellen van het werkblad moeten worden geplaatst.

Als uw systeem het ondersteunt, kan Calligra Sheets ook gegevens uit een SQL-database in een werkblad invoegen. Selecteer hiervoor het menu Invoegen → Externe gegevens → Vanuit database....