Kfotoalbum använder alla bilder i en katalog och i alla dess underkataloger. Första gången du startar Kfotoalbum blir du tillfrågad om platsen för denna katalog, som syns här. Kfotoalbum kommer inte att ändra några bilder, så du behöver inte vara rädd för att Kfotoalbum påverkar bilderna^[1]. Om du inte riktigt litar på Kfotoalbum, får du gärna skrivskydda alla dina bilder.

Kfotoalbum sparar all information i filen index.xml i den översta bildkatalogen. Filen är en vanlig XML-fil, så du kan enkelt säkerhetskopiera den med vilket verktyg du än föredrar, inklusive normala säkerhetskopieringsverktyg, kopiera filen till en diskett, eller hantera versioner med VCS. Ett skript för säkerhetskopiering (kpa-backup.sh) tillhandahålls i Kfotoalbums källkod som inte bara säkerhetskopierar index.xml, utan också inställningsfilerna i användarens hemkatalog.

Kfotoalbum kommer ihåg var du talade om att bilderna fanns, och använder det i fortsättningen när Kfotoalbum körs. Skulle du någonsin vilja ladda in en annan databas i Kfotoalbum (dvs. ett annat katalogträd med bilder), kan du starta programmet med väljaren -c. Till exempel: kphotoalbum -c ~/företagsbilder/index.xml.