KPhotoAlbum usa tutte le immagini di una cartella e tutte le sottocartelle sotto di essa; la prima volta che avvii ti sarà KPhotoAlbumchiesto il percorso di questa cartella. KPhotoAlbum non modificherà nessuna immagine, quindi non devi aver paura che KPhotoAlbum alteri le tue immagini^[1], se non ti fidi di KPhotoAlbum puoi benissimo rendere tutte le tue immagini inaccessibili in scrittura.

KPhotoAlbum salverà tutte le sue informazioni nel file index.xml nella tua cartella più elevata. Questo file è un semplice file XML, quindi è facile farne una copia di sicurezza con qualsiasi strumento tu preferisca, inclusi i normali programmi di copie di sicurezza, copiare il file su un dischetto, o tenerne delle revisioni con dei sistemi di controllo delle revisioni come CVS o Subversion. C'è anche uno script per copie di sicurezza (kpa-backup.sh) accluso al codice sorgente di KPhotoAlbum, che fa una copia non solo di index.xml, ma anche dei file di configurazione nella cartella Home dell'utente.

KPhotoAlbum si ricorderà dove gli hai detto che sono le immagini, e lo riuserà nell'uso futuro di KPhotoAlbum. Dovessi mai voler caricare un'altra banca dati in KPhotoAlbum (cioè un altro albero di una cartella di immagini), lo potrai avviare con l'opzione -c. Per esempio: kphotoalbum -c ~/CompanyImages/index.xml.