Allmänna tips för bra presentationerOk, du har bestämt dig för att använda Calligra Stage för din presentation. Innan du börjar göra stordiabilder eller animerade bildspel, leta rätt på ett papper och sätt dig vid ett skrivbord borta från datorn. Det spelar ingen roll om du ska hålla en lektion eller försöka övertyga chefen att din plan eller idé ska utnyttjas, du måste tänka ut vad du försöker säga. Skriv ner alla ämnen som du måste täcka in, försök få dem i en ordning som du tror är begriplig. Lägg inte till några detaljer än, bara bestäm dig för rubriker och strukturen på ditt föredrag.
Anteckna vilka fakta du måste täcka in under varje rubrik. Du försöker bygga upp ett övertygande argument. Fundera på att gruppera fakta i sådant som måste vara med, sådant som borde vara med och sådant som skulle vara trevligt att täcka om du har gott om tid.
När du väl har skrivit ner alla saker som du behöver säga, tänk igenom tiden som är tillgänglig för att göra det. Tio minuter låter som sekel när du börjar, men det är mycket svårt att få något sagt på så kort tid. Hämta ditt papper och en klocka med sekundvisare. Öva på presentationen flera gånger. Detta har flera fördelar. För det första får du rätt timing. Om man har sagt att du har tio minuter, överskrid aldrig den tilldelade tiden. För det andra, när du verkligen gör presentationen framför en levande publik, är det inte första gången du har gjort den. För det tredje, du får ordning på orden i ditt eget huvud. Du kommer på sätt att säga saker om ämnet. Om du har hört dig själv framföra presentationen flera gånger, vet du vad du ska säga härnäst och hur du ska säga det.
Calligra Stage skapar inte talaranteckningar när det här skrivs, men jag tycker det är lika bra att använda vanliga bilder. Skapa några bilder åt dig själv, utskrivna på vanligt papper, och några för användning med stordiaprojektorn. Gör texten på dina bilder lagom stor, du måste kunna läsa den på avstånd. Jag använder 14 eller 16 punkters text. Experimentera för att hitta en storlek som du lätt kan läsa. Jag skriver aldrig ut ett skript.
Om du använder en stordiaprojektor, lär dig hur den används innan. Försäkra dig om att lampan fungerar, och att reservlampan är fortfarande hel. Rengör linsen och plattan. Om du inte är van vid att arbeta med projektorer, öva. Försäkra dig om att själva duken är ren. Det är förmodligen bäst, när du tar tid på dig själv, att använda fem sekunder (räkna ”ett tusen ett, ett tusen två....”) för att byta varje bild. På det sättet vet du att du inte behöver skynda dig. Om du vill peka på något, kan du använda en pekpinne och peka på duken, eller leta rätt på en laserpekare eller lägga en penna direkt på stordiabilden. Men se upp, de har en tendens att rulla iväg om du stöter till bordet.
Fundera på var du ska stå. Du kan inte stå framför duken, så på ena sidan är förmodligen det bästa alternativet om du vill att publiken ska kunna se. Jag projicerar ofta en bild på en tavla och ritar ovanpå den. Om du använder en PC med digitalprojektor kan du rita på dina bilder med Calligra Stages pennverktyg. Om du använder en stordiaprojektor, kan du använda en genomskinlig tom stordiabild och en penna ovanpå de datorskapade bilderna.
When you are doing the presentation do not accidentally look into the light, it's easy to do. If you are not going to use the machine for a few minutes, turn it off. Practise to get where you are going to stand sorted out. Check the room you intend to use for electrical sockets and learn how the blinds work and where the light switches are. Good preparation not only makes you less likely to make mistakes (inanimate things can be a nightmare in front of an audience) but also gives you confidence. Always have a ”Plan B” ready if something refuses to work. Have a paper copy of your slides with you. You can photocopy and distribute these to your audience if the equipment fails.
I have not said much about the content yet. At present all you have is a piece of paper with everything you want to say on it. Before you make anything, ask yourself if their understanding of what you are saying is going to improved by showing them a picture. Bad presentations consist of a series of slides full of text. The presenter then reads the slide to the audience (who have already read it as they can read faster than someone can say it aloud). Try to avoid writing anything on the slide, except a title and a number. Draw a picture of what you need to say, then explain the picture to them. That way they do not get ahead of you (they can read faster than you can speak, remember?) and you look like you know it. You do not know it, you are using the picture as a series of prompts. A slide should support what you are saying, not duplicate it. A slide should be the focus of the audience's attention, not a distraction.
Ett exempel. Jag lär järnvägsanställda hur de ska bete sig vid olyckor. Jag ville använda en bild för att diskutera hur man kan flytta farliga laster från urspårade eller skadade järnvägsvagnar till ett vägfordon efter en olycka. Bilden jag gjorde hade en enkel bild av en tankvagn, den sort som används för att frakta gas eller olja. På sidan skrev jag ”Farliga Kemikalier AB” så att jag inte behövde förklara det. Jag ville framföra flera viktiga saker. För det första, att man måste se till att elektriciteten i ledningen ovanför stängs av om de är inom ett visst avstånd, innan något ytterligare görs. Jag ritade en av stödpelarna och en pil med säkerhetsavståndet angivet. Därefter ville jag säga att man inte får flytta vagnens innehåll i mörker eller vid åska. Jag ritade en måne och en blixt ovanför vagnen. Man måste skaffa expertråd, så jag ritade ett pappersark och skrev ordet ”Planera” intill vagnen. Man måste också försäkra sig om att fordonet inte flyttar sig när vikten inuti försvinner. Jag ritade små röda kilar vid hjulen. Allt som jag behövde prata om fanns på bilden. Allt jag behövde göra var att titta på bilden och den avslöjade för mig vad jag behövde täcka in. När jag hade berättat om alla saker på bilden, var jag klar med ämnet.
Använd i allmänhet bara en diabild eller annan bild om den visar något som bidrar till vad du säger. Till sist, slappna av och försök att inte skynda igenom alltihop. Tala till publiken, inte mot dem och kom ihåg att en presentation gäller det meddelande som du försöker överföra. Calligra Stage är ett användbart verktyg. Det kan hjälpa dig att framföra meddelandet, men det kan inte göra ditt eget jobb.