У большинства пользователей имеются счета (они могут быть кредитными или дебетовыми) в одном или нескольких учреждениях. Чтобы ознакомиться со способом работы KMyMoney, выберите счет, который требуется отслеживать с помощью KMyMoney, и воспользуйтесь пунктом меню Файл → Создать, чтобы указать файл счёта.

Если ранее использовалась другая программа для управления личными финансами, её данные возможно импортировать в KMyMoney.

Если со счёта регулярно осуществляются выплаты или на счёт регулярно приходят поступления, откройте область просмотра «Контрагент» и укажите соответствующие названия плательщика и получателя. Затем откройте область просмотра «График» и создайте новый график для каждой повторяющейся операции. Если плательщик или получатель ещё не указаны, KMyMoney предоставит возможность ввести соответствующие данные во время настройки графика.

Чтобы добавить другие новые операции, перейдите в область просмотра «Книги учёта»; добавить данные новых контрагентов и статей бюджета возможно во время заполнения данных операции (также возможно сделать это заранее, указав соответствующие сведения в областях просмотра «Контрагенты» и «Статьи бюджета»).

Вероятно, предоставляемые по умолчанию «Статьи бюджета» не будут в точности соответствовать потребностям пользователя. Те статьи, которые не потребуются в дальнейшем, возможно просто удалить и добавить необходимые. При вводе операции достаточно ввести несколько букв названия статьи, чтобы в KMyMoney появился раскрывающийся список соответствующих статей, в котором возможно выбрать нужную.

Возможно добавить различные счета, находящиеся под управлением различных учреждений. Предпочтительный счёт будет показан сразу после запуска KMyMoney, но возможно легко переключиться на любой другой счет.

При создании записи о платеже программа KMyMoney автоматически определит следующий номер чека. Удалите этот номер, если платёж производится не с помощью чековой книжки, или измените номер, если первым чеком, который берётся на учёт в программе, не является чек с номером 1. Кроме того, возможно отключить автоматическое увеличение номеров чеков.

При получении выписок по счетам от учреждений, в которых они были открыты, возможно сверить счета в KMyMoney с этими выписками. Это позволяет получить точные данные о текущем финансовом состоянии.

В области просмотра «Отчёты» доступно несколько стандартных отчётов. Чтобы настроить какой-либо из них, пользователю следует открыть наиболее подходящий, выбрать пункт «Создать» (не «Копировать») и затем настроить этот отчёт в соответствии со своими потребностями (при необходимости этот отчёт также возможно отметить в качестве предпочитаемого).

Программа KMyMoney не предназначается для ведения бизнеса, но её всё же возможно использовать для этого благодаря гибкости настройки (при условии, что пользователь ведёт бизнес без сотрудников и, следовательно, не должен осуществлять выплату заработной платы). В частности, программа содержит средства создания бюджетов и прогнозирования, а также позволяет экспортировать отчёты в формате CSV в другие программы.