Erweitern Sie Ihre Tabelle Kontakte um die Spalte (das Feld) Adresse. Fügen Sie mehrere Telefonnummern (beruflich, privat) und Vornamen für jede Person hinzu. Zur Vereinfachung werden folgende Annahmen getroffen:

Diese Tabelle können Sie sowohl in einer Tabellenkalkulation als auch in einer Datenbank erstellen. Die Verwendung einer Tabellenkalkulation ist natürlich sehr einfach. Welche Probleme können hier auftreten?

Angenommen Sie arbeiten mit einer Tabellenkalkulation und müssen die Adresse mindestens einer Person ändern. Dann gibt es ein kleines Problem: Häufig müssen Sie die Adresse in mehreren Zeilen ändern. Für Joan zum Beispiel gibt es Einträge in drei verschiedenen Zeilen. Das Problem entsteht dann, wenn Sie vergessen, eine dieser Zeilen zu ändern - die Adresse dieser Person ist nicht mehr eindeutig, ab jetzt ist die Integrität der Daten nicht mehr vorhanden.

Außerdem gibt es keine einfache Möglichkeit, eine bestimmte Person aus der Tabelle zu löschen. Sie müssen immer daran denken, alle Zeilen mit Daten zu dieser Person zu löschen.

Dies hat einen direkten Bezug zum vorherigen Problem. In den Feldern Vorname und Nachname und Adresse sind die gleichen Daten mehrfach eingetragen. Das ist ein Kennzeichen der nicht effektiven Datenspeicherung in Tabellenkalkulationen, weil die Menge der Daten unnötigerweise vergrößert wird. Dies erfordert mehr Rechnerressourcen (größere Datenmenge und langsamerer Zugriff).

Wie können Sie diese Probleme mit einer Datenbank umgehen? Teilen Sie die Informationen in kleinere Einheiten, indem Sie eine zusätzliche Tabelle Personen mit nur zwei Spalten erstellen: Vorname und Nachname und Adresse:

Jede Zeile in der Tabelle Personen enthält eine einzelne Person. Die Tabelle Kontakte hat jetzt einen Bezug zur Tabelle Personen.

Beachten Sie, wie Daten in die Felder Vorname und Nachname und Adresse eingeben werden. Die Dateneingabe kann fehlerhaft oder nachlässig sein. In diesem Beispiel gibt es eine unterschiedliche Reihenfolge und Schreibweise von Vor- und Nachnamen (Joan Smith und Smith Joan, Adam und ADAM) und noch andere Möglichkeiten, die gleiche Adresse einzutragen.

Bei diesen verschiedenen Möglichkeiten der Dateneingabe erhalten Sie z. B. bei der Suche nach der Telefonnummer einer Person mit der Adresse „Western Gate 1, Warsaw“ kein vollständiges Ergebnis. Sie erhalten nur die Daten aus einer Zeile anstatt aus drei Zeilen. Darüber hinaus finden Sie auch nicht alle Telefonnummern, wenn Sie nach „Joan Smith“ im Feld Vor- und Nachname suchen, weil „Smith Joan“ sich von „Joan Smith“ unterscheidet.

Wie lösen Sie dieses Problem mit einer Datenbank? Ändern Sie den Entwurf der Tabelle Personen durch:

Eine überarbeitete Tabelle sieht folgendermaßen aus:

Dank der Bedingung Wert erforderlich ist sichergestellt, dass die Daten immer vollständig sind. Bei anderen Tabellen können Sie natürlich einzelne Felder während der Dateneingabe auslassen.

Eine Tabellenkalkulation zeigt alle Zeilen und Spalten der Tabelle an, was bei großen Datenblättern lästig ist. Sie können natürlich Filter anwenden und Zeilen in Tabellenkalkulationen sortieren, müssen dabei aber sorgfältig vorgehen. Benutzer einer Tabellenkalkulation können leicht übersehen, dass die Datenansicht gefiltert ist, das kann zu Fehlern führen. Wenn Sie zum Beispiel Summen berechnen, können Sie leicht übersehen, dass zwar 100 Zeilen angezeigt werden, aber noch weitere 20 Zeilen ausgeblendet sind.

Wenn Sie mit einem kleinen Teil der Daten arbeiten wollen, um sie z. B. zur Bearbeitung an andere zu senden, können Sie diese Daten kopieren, sie in eine andere Tabelle und nach der Bearbeitung die geänderten Daten wieder zurück in die Haupttabelle einfügen. Solch eine „manuelle“ Bearbeitung kann zum Datenverlust oder falschen Berechnungen führen.

Um den Umfang der Datenansicht einzuschränken, verwenden Datenbankprogramme Abfragen, Formulare und Berichte.

Ein brauchbarer Weg zur Beschränkung zeigt die folgende erweiterte Version der vorher beschriebenen Tabelle Personen:

Angenommen die neu eingefügte Spalte Einkommen enthält vertrauliche Daten. Wie können Ihre Mitarbeiter z. B. die Daten der Personen bearbeiten, ohne das Einkommen offen zu legen? Das ist möglich, wenn Sie zur Bearbeitung nur eine Abfrage und nicht die ganze Tabelle freigeben. Diese Abfrage kann alle Spalten außer der Spalte Einkommen enthalten. Bei Datenbanken wird so eine Abfrage häufig auch Ansicht genannt.

Sie arbeiten vielleicht mit einem schnellen Rechner, aber das hilft nicht bei langsamen, großen Tabellenkalkulationen. Die geringe Leistungsfähigkeit wird vor allem durch das Fehlen von Indexen zu Beschleunigung von Suchprozessen verursacht; in Datenbanken sind Indexe vorhanden. Außerdem kann auch die Benutzung der Zwischenablage beim Kopieren von Daten sehr lange dauern.

Tabellenkalkulationen mit vielen Daten brauchen viel Zeit zum Öffnen der Datei. Eine Tabellenkalkulation lädt dabei viele Daten in den Arbeitsspeicher des Rechners. Die meisten Daten werden zurzeit wahrscheinlich für Ihre Arbeit gar nicht benötigt. Im Gegensatz dazu laden Datenbanken nur dann Daten vom Speichermedium, wenn sie auch benötigt werden.

In den meisten Fällen müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie die Daten in der Datenbank gespeichert werden. Im Gegensatz zur Tabellenkalkulation müssen Sie bei Datenbanken folgendes nicht berücksichtigen:

Zusammen mit der Einschränkung der Datenansicht, die im vorherigen Abschnitt erläutert wurde, zeigen diese Eigenschaften die Vorteile von Datenbanken.

Mit den neuesten Versionen von Tabellenkalkulationsprogrammen können Sie Formulare zur Dateneingabe erstellen. Diese Formulare sind dann sinnvoll, wenn die Daten nicht in geeigneter Weise in der Tabellenansicht angezeigt werden können, z. B. wenn nicht mehr alle Spalten und Zeilen gleichzeitig auf den Bildschirm passen.

In diesem Fall ist die Arbeitsweise von Tabellenkalkulationen problematisch. Felder zur Eingabe von Daten können in der Tabellenkalkulation verschoben werden, es gibt häufig keine Absicherung gegen beabsichtigte oder unbeabsichtigte Veränderungen durch die Benutzer.

Datenbanken erlauben die Gruppierung, Begrenzung und Zusammenfassung von Daten in der Form eines Berichts. Tabellenkalkulationen werden normalerweise als kleine Tabellen ohne automatische Kontrolle der Seitenumbrüche und der Anordnung von Feldern ausgedruckt.

Datenbankanwendungen enthalten häufig vollwertige Programmiersprachen. Neue Tabellenkalkulationen haben auch diese Fähigkeiten, aber die Berechnungen beschränken sich auf die Änderung der Felder und das Kopieren von Daten in der Tabelle, ohne die in den vorigen Abschnitten erwähnten Regeln zur Relevanz und Integrität zu berücksichtigen.

Die Bearbeitung der Daten in einer Tabellenkalkulation erfolgt normalerweise in einer grafischen Benutzeroberfläche, die die Verarbeitungsgeschwindigkeit herabsetzen kann. Datenbanken können die Daten im Hintergrund außerhalb einer grafischen Benutzeroberfläche bearbeiten.

Die gleichzeitige Bearbeitung in einer Tabellenkalkulation ist schwer vorstellbar. Auch wenn es bei den neuesten Programmen technisch möglich ist, erfordert es doch Disziplin, Aufmerksamkeit und Erfahrung vom Benutzer. Das ist nicht immer gegeben.

Der klassische Weg, um in einer Tabellenkalkulation gespeicherte Daten gleichzeitig mit anderen Personen zu bearbeiten, besteht darin, die gesamte Datei normalerweise als E-Mail zu versenden oder die Tabellenkalkulationsdatei im Netzwerk bereitzustellen. Diese Arbeitsweise ist für einer größere Gruppe von Personen nicht effektiv - Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigt werden, können gerade durch die Bearbeitung eines anderen gesperrt sein.

Im Gegensatz dazu wurden Datenbanken für die Bearbeitung durch mehrere Benutzer entwickelt. Sogar in einfachen Versionen ist es möglich, Zeilen einer bestimmten Tabelle zu sperren. Das erleichtert die gleichzeitige Bearbeitung der Tabellendaten.

Eine gesamte Tabellenkalkulation oder einzelne Teile mit einem Passwort zu schützen, bietet keine große Sicherheit. Wenn der Zugriff auf eine Tabellenkalkulationsdatei im Netzwerk möglich ist, kann jede Person mit Zugriffsberechtigung die Datei kopieren und versuchen, das Passwort zu brechen. Das ist manchmal nicht so schwer, da das Passwort zusammen mit den Daten in der Datei gespeichert ist.

Eigenschaften wie das Sperren der Bearbeitung oder des Kopierens einer Tabellenkalkulation (oder einzelner Teile) sind genauso leicht zu umgehen.

Datenbanken dagegen, die auf einem Server und nicht in einer Datei gespeichert sind, müssen nicht nur aus in einer einzelnen Datei bestehen. Im Netzwerk erhalten Sie mit dem Benutzernamen und einem Passwort Zugriff auf die Daten. Dieser Zugriff kann aber durch das Setzen von passenden Benutzerrechten auf einzelne Bereiche (Tabellen, Formulare oder sogar ausgewählte Zeilen und Spalten) eingeschränkt werden.

Zugriffsrechte können auf das Bearbeiten oder nur das Lesen von Daten beschränkt sein. Wenn Sie keine Berechtigung für den Zugriff auf bestimmte Daten haben, werden diese Daten auch nicht auf Ihren Rechner übertragen. Daher haben Sie keine Möglichkeit, diese Daten so einfach wie bei einer Tabellenkalkulation zu kopieren.