KMyMoney slaat alle data over uw financiën op in een bestand. Zoals al uitgelegd in De rekeningen definiëren (persoonlijke records), kunt u meerdere sets rekeningen bewaren, maar de data voor elk daarvan zal in een apart bestand worden bewaard, en KMyMoney kan maar een bestand tegelijk geopend hebben. Lees het hoofdstuk over Bestandsformaten voor meer details over de databestanden van KMyMoney.

Naast dat gegevensbestand met alle financiële gegevens voor die set van rekeningen gebruikt KMyMoney extra bestanden om gegevens op te slaan met betrekking tot configuratie-instellingen en voorkeuren voor weergave. De exacte locatie van deze bestanden hangt af van uw specifieke Besturingssysteem of Distributie.

Om een nieuw bestand aan te maken kunt u het menu-item Bestand → Nieuw of het nieuw-pictogram kiezen uit de werkbalk. Bovendien kunt u, als de hoofd-welkomstpagina wordt getoond, ook de eerste koppeling: “Begin en stel uw rekeningen in” selecteren.

KMyMoney zal dan de “Nieuw bestand Wizard” openen waarmee u door het proces van het aanmaken van het bestand zal worden geleid.

Elke informatie hier in de pagina Persoonlijke gegevens ingevoerd, wordt alleen gebruikt om uw bestand te personaliseren. Al deze velden zijn niet verplicht, u kunt KMyMoney dus gebruiken zonder dat u enige informatie hebt ingevuld. In de toekomst, kan deze informatie gebruikt worden in sommige rapporten en voor online bankieren. Als KMyMoney in toekomstige releases persoonlijke informatie nodig heeft en niets vindt, dan zal u worden gevraagd om dan de relevante gegevens in te voeren.

In het geval dat u een adres voor uzelf in het KAddressBook heeft opgeslagen, dan is de knop Laden uit Adresboek ingeschakeld en wordt alle informatie naar KMyMoney geïmporteerd.

nadat u invoeren van gegevens het voltooid, druk op Volgende.

Als u iets van deze informatie in de toekomst moet veranderen, dan krijgt u toegang tot dit formulier met het menu-item Bestand → Persoonlijke gegevens....

KMyMoney kan met meerdere valuta's werken. Om uw basis valuta (de valuta waarmee u iedere dag werkt en welke gebruikt zal worden in uw rapporten) in te stellen, selecteert u het juiste item in lijst en drukt u op Volgende. Afhankelijk van uw lokale instellingen zal een standaard waarde worden voorgesteld, maar u kunt gemakkelijk een andere valuta kiezen, indien van toepassing op uw situatie.

In dit voorbeeld is US Dollar geselecteerd als de basisvaluta.

Nadat u op Volgende klikt, biedt de volgende pagina u een eerste rekening aan te maken. Voor de typische gebruiker van KMyMoney zal dit een bankrekening zijn.

Voer de naam van de rekening en wellicht ook het rekeningnummer die door de bank die de rekening beheert is toegewezen. De naam is willekeurig en is eenvoudig hoe naar de rekening gerefereerd en door KMyMoney getoond wordt. Voer de startdatum en de startsaldo in. Bijvoorbeeld, u wilt KMyMoney gebruiken om al uw financiën te gaan beheren vanaf 2008-01-01, voer dan het saldo van de rekening op die datum in als beginsaldo. Dit getal kunt wellicht op een papieren bankafschrift vinden. U kunt ook de naam en het rekeningnummer van de bank invoeren. De laatste, bekent als het routeringsnummer in de VS of de soortcode in het VK, is optioneel en alleen vereist voor online bankieren, maar kan ook behulpzaam zijn bij het importeren van bankafschriften in sommige ondersteunde formaten (OFX, QFX).

In het geval dat u geen initiële rekening wilt instellen of u hebt geen bankrekening, deactiveer gewoon het keuzevakje.

Als u klaar bent, dan drukt u op Volgende om verder te gaan.

Kies het toepasselijke land en sjablo(o)nen. Elk sjabloon biedt verschillende sets categorieën voor het organiseren van uw financiën. U kunt met behulp van de Ctrl en de Shift samen met de linkermuisknop meerdere sjablonen, zelfs uit verschillende landen, selecteren. U krijgt in het voorbeeld-gedeelte van de wizard een overzicht te zien van de hiërarchie van de rekeningen. In het geval dat u geen geschikte sjabloon kan vinden, selecteert u op dat moment gewoon geen sjabloon en kunt u later handmatig uw categorieën instellen.

Als u het gewenste sjabloon heeft geselecteerd, dan drukt u op Volgende om verder te gaan.

Dit is de laatste pagina van de assistent. Als u het keuzevakje “Voorkeuren configureren na beëindigen van de assistent” selecteert, zal de instellingendialoog van de toepassing getoond worden nadat u de assistent voor het instellen van de rekening hebt voltooid.

Op dit punt klikken op “Beëindigen” zal de dialoog “Opslag opslaan als...”, waar u het type opslag (XML, mogelijk met versleuteling of SQL) kiest en de details specificeert van die opslagmethode, zoals bestandsnaam en locatie of details van sql-database. Zie de hoofdstukken Bestandsformaten en Bestandsformaten voor meer informatie over elk type opslag.