Повне використання можливостей KMyMoneyЗміст
Навіть якщо ви прочитали документацію щодо всіх елементів KMyMoney, ви можете натискати якісь кнопки, вводити якість дані, а потім виявиться, що ви робили все це неправильно і доведеться розпочинати все з початку.
Система роботи з програмою стане набагато ефективнішою, якщо ви витратите трошки часу на планування вашого користування KMyMoney, отже варто виконати кроки дій описані у цій частині довідника.
Уявімо, що ваші гроші — це кульки або боби і що, щоб вони не розкотилися, вам доводиться зберігати їх у скриньці або горщику. Ведення обліку або бухгалтерія — це процес обліку бобів у одному горщику або декількох горщиках.
Частина ваших грошей зберігається у горщику, позначеному написом «Готівка». Ви купуєте товари, отже ви берете боби з горщика готівки і перекладаєте їх у інший горщик з написом «Постачальник». У обмін на готівку постачальник надає вам якісь товари, отже ви берете боби з горщика з написом «Постачальник» і перекладаєте їх до горщика з написом «Товари».
Товари мають цінність (ціну, яку ви за них заплатили), отже у вас буде якась сума у бобах, частина яких відповідатиме готівці, а частина — товарам.
У нашому прикладі ми мали справу з двома пересуваннями бобів або операціями. Для виконання кожної операції нам знадобиться два записи: один для вилучення бобів, а інший на додавання бобів. Подібний спосіб запису називається «бухгалтерією з подвійним записом» або «обліком з подвійним записом». Запис операцій виконується у «Обліковій книзі»; кожен з горщиків називається «Рахунком» або «Кодом облікової книги».
Далі, ви берете якісь товари і передаєте їх користувачеві, який розплачується з вами готівкою. Товари коштують якусь суму у бобах, споживач, як слід очікувати, сплачує нам дещо більше бобів, ніж сплатили ми самі, отже ми отримуємо прибуток. Якщо простіше, боби з горщика «Товари» повертаються до горщика «Готівка», але ми можемо розділити ці боби на «Сплачену вартість товарів» і «Прибуток». Для такої операції ми маємо три записи: одна зі сторін «подвійного запису» виявляється розділеною.
Докладніше про цю тему ми поговоримо у цьому підручнику нижче.
Більшість рахунків або горщиків, розглянутих вище, є виміром нашого «Капіталу». Готівка і товари є нашими «Активами», як і всі борги, які ще не сплатили нам наші споживачі. Гроші ж, які ми комусь винні, наприклад, якщо ми ще не розплатилися з постачальниками, є нашими «Пасивами». Всі ці рахунки можна перетворити на готівку, всі вони мають вартість.
Всі горщики, які не можна віднести до «Прибутків» та «Витрат». Рахунок щодо сплати телефонних послуг (або телефонну компанію, які надходять гроші) не можна оцінити у грошовій формі: ми знаємо, скільки маємо сплатити, але не знаємо нічого про те, скільки мають сплатити всі інші користувачі. Ми знаємо, скільки нам заплатив наш наймач, але не знаємо, скільки він сплачує іншим працівникам або скільки залишилося грошей для нам наступного місяця. Хоча ми і не можемо визначити точну кількість бобів у подібних горщиках, корисно спостерігати за кількістю бобів, які ми кладемо або забираємо з цих горщиків.
Іноді постачальник є «Пасивом», іноді — «Витратами». Розподіл слід здійснювати окремо у кожному з випадків. Так само, ви можете вважати кредит «Пасивом», зокрема, якщо ви переказуєте суму на ваш банківський рахунок, але цей самий кредит може бути «Витратою», якщо ви купуєте на нього меблі.
Подумайте про те, як ви бажаєте стежити за прибутками і витратами і аналізувати їх. Це допоможе вам розібратися у тому, як їх налаштувати у KMyMoney.
Нарешті, поміркуйте над кількістю потрібних вам наборів рахунків (один, два або декілька). Вибір можна здійснити на основі законодавства вашої країни або способу, у який ви бажаєте аналізувати ситуацію. Кожним з наборів рахунків можна керувати окремо.
Налаштування записів рахунків для особистого користування для різних користувачів є подібним, але існують додаткові міркування, які слід взяти до уваги, зокрема особливості законодавства різних країн. У KMyMoney не передбачено явного вирішення проблем, пов’язаних з врахуванням таких тонкощів, оскільки це програма для особистого обліку фінансів. Крім того, хоча ми не розглядатимемо цієї проблеми у підручнику, вам слід врахувати законодавчі нюанси, якщо ви спробуєте скористатися KMyMoney для ведення бізнесу.