O KPhotoAlbum usa todas as imagens de uma pasta e de todas as subpastas abaixo dela; da primeira vez que iniciar o KPhotoAlbum, será solicitada a localização desta pasta. O KPhotoAlbum não irá modificar nenhuma imagem, por isso você não terá que ter medo que o KPhotoAlbum altere as suas imagens ^[1]. De qualquer forma, se não confiar no KPhotoAlbum, sinta-se à vontade em tornar todas as suas imagens protegidas contra gravação.

O KPhotoAlbum irá guardar toda a sua informação no arquivo index.xml da sua pasta de topo das imagens. Este é um arquivo XML simples, para que o possa salvaguardar com as ferramentas que preferir, incluindo os utilitários de backup normais, a cópia para disquetes ou a manutenção num sistema de controle de versões com o VCS. Existe também um script de cópia de segurança (kpa-backup.sh) que vem no código do KPhotoAlbum e faz uma cópia do 'index.xml' e dos arquivos de configuração na pasta pessoal do usuário.

O KPhotoAlbum irá recordar o local que você lhe indicou onde se localizam as suas imagens e irá utilizá-lo de novo nas sessões futuras do KPhotoAlbum. Se alguma vez precisar carregar outro banco de dados no KPhotoAlbum (i.e. outra pasta com imagens), então poderá iniciá-lo com a opção -c. Por exemplo: kphotoalbum -c ~/MinhasFotos/index.xml.