Hoofdstuk 5. Gegevens invoeren

Afspraken

Afspraken zijn afspraken in de toekomst of in het verleden, zoals zakelijke bijeenkomsten, verjaardagen en bioscoopbezoeken. Afspraken kunnen ook meerdere dagen duren, zoals bijvoorbeeld de schoolvakanties.

Nieuwe afspraken invoeren is erg eenvoudig. Klik in het menu op ActiesNieuwe afspraak.... U krijgt dan een venster te zien met onderin zes tabbladen.

Een nieuwe afspraak kan ook op een andere manier worden ingevoerd:

  1. Ga in de datumnavigator naar de juiste datum.

  2. Kies de Agendaweergave en klik op het pictogram van de gewenste weergave in de weergavewerkbalk, of selecteer de gewenste weergave in het menu Ga. Omdat uw afspraak op een bepaald tijdstip begint, moet u een weergave kiezen die de uren van de dag toont. U kunt de weergaven voor Dag, Werkweek of Week kiezen. De Maandweergave is meer geschikt voor taken, zoals hierna wordt beschreven.

  3. In het hoofdpaneel kunt u dubbelklikken op tijdstip en dag waarop de afspraak begint.

  4. Een dialoog met zes tabbladen onderin verschijnt. Voer uw gegevens in zoals hieronder wordt beschreven.

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Algemeen

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Algemeen

Dit is een uitgebreide beschrijving van de velden en beeldelementen (widgets) in het venster. Niet alle velden hoeven ingevuld te worden, sommige kunnen leeg blijven. Meer informatie vindt u in hetdeel Verplichte velden. En als u voorbeelden wilt, dan vindt u die in het deel afspraak invoeren.

Samenvatting:

Geef een korte beschrijving van de afspraak in het veld Sanebvatting. Deze tekst wordt getoond in het hoofdvenster van KOrganizer.

Locatie:

Geef in het veld Locatie een korte beschrijving van de plaats van de afspraak.

Begin en Einde

KOrganizer stelt een begin- en eindtijd van de afspraak voor. Er wordt vanuit gegaan dat afspraken op dezelfde dag beginnen en eindigen. Verander dit als dit nodig is. Vul de tijdstippen direct in of gebruik de kalender-widget. Kies de tijd met intervallen van een kwartier, of vul de tijden direct in, in de hiervoor bestemde velden. Deze velden zijn alleen beschikbaar als het vakje voor Duurt de gehele dag niet is aangevinkt.

Tabblad Algemeen

Details:

In het grote rechthoekige naamloze vak kunt u een uitgebreide beschrijving van de afspraak invullen. U kunt de beschrijving zo gedetailleerd maken als u zelf wilt. Als uw auto naar de garage moet, kunt u bijvoorbeeld een lijst maken van alles dat aan uw auto gerepareerd moet worden. Op een later tijdstip kunt u deze lijst afdrukken en aan de monteur geven. Ook kunt u op deze manier boodschappenlijstjes maken. Die kunt u afdrukken en meenemen naar de winkel.

Tags

U kunt een aan een invoer in de agenda meerdere tags toekennen . Klik op het keuzemenu waarna alle beschikbare tags zichtbaar worden. Selecteer hierin de juiste categorieën voor de gebeurtenis.

U kunt ook een nieuwe tag toevoegen, een tag wijzigen of wissen in de dialoog Tags bewerken. Open deze dialoog met InstellingenTags beheren.

Tip

Voorbeelden: uw taalles op uw werk behoort mogelijk bij de tags Bedrijf en Educatie; uw trouwdag behoort tot de tag Persoonlijk of Speciale gelegenheid - u mag kiezen.

Toegang:

Kies Publiek, Privé of Vertrouwelijk voor een privé of vertrouwelijke afspraak.Tegenwoordig stelt deze keus het attribuut CLASS van afspraken juist in naar PUBLIek, PRIVÉ of Vertrouwelijk. Echter, of deze instellingen ook werkelijk worden gebruikt, hangt af van de client (het programma) en/of de implementatie van de groupware server.

Waarschuwing

Op dit moment toont KOrganizer nog de items van andere personen, die als vertrouwelijk zijn aangemerkt. Andere clients zullen dit misschien anders doen, maar wees voorzichtig met het publiceren van privé of vertrouwelijke afspraken: iCalendar is een tekstbestand, dat met elke tekstverwerker kan worden gelezen (door iemand met leestoegang). Dus als u de items werkelijk vertrouwelijk wilt houden, moet u er zeker van zijn een alleen voor u toegankelijke bron te gebruiken.

Tabblad Deelnemers

Kies in dit tabblad wie u voor uw afspraak wilt uitnodigen.

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Deelnemers

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Deelnemers

Organisator van de bijeenkomst:

Stelt de identiteit in van de organisator van deze taak of afspraak. Als KOrganizer is ingesteld op het sturen van e-mails voor uitnodigingen, wordt de geselecteerde identiteit gebruikt bij het versturen van e-mails. De standaard identiteit kan worden ingesteld in de sectie Persoonlijk in de instellingen van KOrganizer. Daarnaast worden identiteiten verzameld uit de instellingen van KMail en vanuit uw adresboek.

Deelnemerslijst

De lijst midden in dit tabblad toont de deelnemers die voor deze afspraak zijn geselecteerd. Hierin kunt u deelnemers toevoegen door hun naam en e-mailadres in te voeren, of deelnemers te bewerken of te verwijderen.

Van deelnemers in uw adresboek hoeft u het e-mailadres niet te kennen en in te typen. Klik op Geadresseerde selecteren... en kies de deelnemers in de getoonde lijst. De lijst bevat de adressen die in het standaard KDE-adresboek voorkomen, dat ook gebruikt wordt door bijvoorbeeld KMail. Eventueel kan het adresboek ook als afzonderlijke toepassing gestart worden (KAddressBook).

Deelnemers

Geef de rol op van de deelnemer (Deelnemer, Optionele deelnemer, Toeschouwer, Voorzitter), door die te kiezen in het keuzemenu. De rol is een korte beschrijving van hoe de deelnemer aan de afspraak zal deelnemen.

Status

Kies de status van de deelnemer (Vereist handeling, Geaccepteerd, Geweigerd, Voorlopig, Gedelegeerd), door die te kiezen in het keuzemenu rechts van de invoer. Als u planning gebruikt met behulp van groupware (groepsplanning), en antwoord van uw deelnemers verzoekt, zal de status van de deelnemers bij het ontvangen van een antwoord automatisch worden aangepast. Verzoekt u geen antwoord, dan zal u dit zelf moeten doen.

Antwoord verzoeken

Vink Antwoord verzoeken aan in het keuzemenu als u van deze deelnemer een antwoord wil krijgen op de uitnodiging. Na antwoord ontvangt de deelnemer verdere informatie over de afspraak. In de lijst met details wordt dit door een envelopje aangegeven. Dit is vooral nuttig bij planning met groupware (groepsplanning), omdat de status van de deelnemers automatisch wordt bijgehouden.

Tabblad Herinnering

Herinnering

Selecteer een standaard herinnering in het keuzemenu en druk op de knop Toevoegen als KOrganizer u aan een afspraak moet herinneren.

Met de knop Instellingen opent u de dialoog Bestaande herinnering bewerken. In deze dialoog kunt u het aantal minuten, uren of dagen kiezen dat u wilt worden herinnerd voor of na de afspraken, kunt u de herhalingsintervallen kiezen voor de herinneringen, en speciale herinneringen aanmaken met tekstberichten en afspelen van geluiden.

Tabblad Herhalingen

Sommige afspraken worden regelmatig herhaald. Dit kan op dit tabblad precies worden geregeld.

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Herhalingen

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Herhalingen

Opmerking

Deze instellingen kunt u activeren door de herhalingsregel te selecteren rechts van Herhalingen in het keuzemenu. Als Nooit wordt geselecteerd, kunt u in dit tabblad niets wijzigen.

Herhalingsregel

Kies hier of de afspraak dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks wordt herhaald. Hierna volgen meer gedetailleerde opties:

Dagelijks

Geef op of de afspraak elke dag (1), om de dag (2) enzovoorts zal worden herhaald.

Wekelijks

Geef op of de afspraak elke week (1), om de week (2), enzovoorts zal worden herhaald. Geef ook aan op welke dagen (zondag ... maandag) de afspraak plaatsvindt.

Maandelijks

U kunt de afspraak op dezelfde dag van de maand laten plaats hebben, of in een bepaalde week op een bepaalde dag van de week. U moet tussen beide mogelijkheden kiezen. Standaard wordt door KOrganizer aangenomen dat u de afspraak wilt herhalen op dezelfde dag van de maand (bij voorbeeld de 15e). U kunt ook de periode aanpassen, dus maandelijks, drie-maandelijks, en zo voorts.

Jaarlijks

Dit komt overeen met Maandelijks. U moet opgeven of u een bepaalde dag in het jaar opgeeft (bijv., de 250e dag in het jaar), een dag in een bepaalde week van de maand op een bepaalde weekdag (bijv., de 2e dinsdag van maart),of een dag in een bepaalde maand in het jaar. Standaard neemt KOrganizer aan dat u de dag in de maand bedoelt. U kunt de periode instellen voor afspraken die bijvoorbeeld elke twee of vier jaar plaats vinden.

Herhalingsbereik

Standaard wordt een herhaalde afspraak oneindig vaak herhaald; er komt dan geen einde aan de herhalingen. Als u dit niet wilt, kunt u het herhalen op twee manieren beëindigen: door een einddatum op te geven of door het aantal herhalingen op te geven.

Uitzonderingen

U kunt wellicht een herhaling leuk hebben ingesteld, maar u realiseren dat er enkele uitzonderingen zijn. Bij het maken van een rooster voor uw college, wilt u waarschijnlijk een uitzondering maken voor de schoolvakanties en dergelijke. In dit gedeelte kunt u uitzonderingen toevoegen of gemaakte uitzonderingen wijzigen of verwijderen. Wanneer de herhaling plaatsvindt op een datum die bij de uitzonderingen vermeld staat, zal de afspraak niet worden getoond. Selecteer een datum in de datumkiezer en klik op de knop Toevoegen om deze datum als uitzondering in te stellen. U kunt een datum verwijderen als u die selecteert in het vak aan de rechterkant en dan klikt op de knop Verwijderen.

Bijlagen

Afspraken en taken kunnen bijlagen hebben. Bijlagen kunnen als koppelingen worden opgeslagen, of in het bericht zelf zijn opgenomen (inline genoemd). U kunt bijlagen toevoegen door op de Toevoegen te klikken.

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Bijlagen

Een schermafdruk van de dialoog Afspraak bewerken in KOrganizer - Tabblad Bijlagen

Door Bijlage in agenda opslaan te selecteren, wordt de bijlage in uw agenda opgeslagen, wat, afhankelijk van de grootte van de bijlage, veel ruimte kan kosten. Wordt dit niet aangevinkt, dan wordt alleen een koppeling er naar toe in de agenda opgeslagen. Gebruik geen koppeling als de bijlage vaak wordt veranderd, of niet blijvend op de opgegeven locatie aanwezig is.

In het contextmenu vindt u de volgende acties voor het werken met bijlagen:

Openen

De geselecteerde bijlage tonen met de hiervoor bestemde toepassing.

Opslaan als...

Voor het opslaan van een bestaande bijlage onder een andere naam.

Kopiëren, Knippen en Plakken

Hiermee kunt u via het klembord kopiëren, knippen en plakken.

Verwijderen

Een geselecteerde bijlage verwijderen.

Eigenschappen...

Voor het bewerken van een bestaande bijlage.

Vrij/bezet

Bij het toevoegen van deelnemers aan uw afspraak, moet u weten of zij op een bepaalde tijd vrij zijn of bezet. Als deelnemers hun vrij/bezetinformatie bekend maken, kunt u dat hier zien, en daar rekening mee houden bij het sturen van de uitnodigingen.

In dit tabblad ziet u rechts het schema met vrij/bezetinformatie, met op elke regel informatie over een van de deelnemers, die in de lijst links worden genoemd. De gemerkte gebieden in het schema geven de tijden aan die reeds voor andere afspraken zijn bestemd, de niet gemerkte tijden zijn dus nog vrij. U kunt de afspraak met de muis slepen naar een ander tijdstip, of de tijdsduur aanpassen door de randen van de aangegeven tijdsduur met de muis te verslepen.

De vrij/bezetinformatie is alleen beschikbaar als die door de deelnemer(s) beschikbaar wordt gesteld, en als KOrganizer voor het ontvangen ervan goed is ingesteld. Meer informatie over het configureren van KOrganizer voor het ontvangen en publiceren van vrij/bezet-gegevens vindt u hier: Hoofdstuk 7, Instellingen van KOrganizer. Na dubbelklikken op een deelnemer in de lijst kunt u de locatie van de vrij/bezet-gegevens invoeren. (Vert.: dus van de server waar die op zijn te vinden).

Schalen

Stelt het zoomniveau in van het planningsschema. Uur toont een bereik van een aantal uren, Dag van een aantal dagen, Week van een aantal weken, en Maand van een aantal maanden, terwijl Automatisch het meest geschikte tijdbereik kiest voor de onderhavige afspraak of taak.

Centreren bij start

Klik op deze knop als u het vrij/bezet-schema wilt centreren op de starttijd en dag van deze afspraak.

Datum kiezen

Klik op deze knop als u de afspraak automatisch wilt verplaatsen naar een datum en tijd waarop alle deelnemers vrij zijn.

Herladen

Klik op deze knop als u de vrij/bezetinformatie van alle deelnemers opnieuw wilt inlezen vanaf de betrokken servers.

Wanneer u de ingevoerde data wilt bevestigen, oproepen of erop terugkomen, kiest u één van de volgende actieknoppen: OK, Toepassen of Annuleren.

Sjablonen beheren

Door op de knop Sjablonen beheren te klikken wordt een dialoog geopend, waarin u de huidige afspraak kunt opslaan als een sjabloon, dat u in volgende afspraken weer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld een sjabloon opslaan voor een bijeenkomst die plaats vindt op de zelfde locatie, en met de zelfde mensen.

Met Toepassen kunt u een bestaand sjabloon weer gebruiken. Om met het voorgaande voorbeeld verder te gaan, u hoeft dan alleen nog maar de agenda voor de bijeenkomst op te geven.