Optreden als organisator bij groepsplanning

Wanneer u een afspraak of taak aanmaakt, en er deelnemers aan toevoegt, bent u de organisator van deze afspraak. U kunt deelnemers toevoegen in het tabblad Deelnemers, in de dialogen Afspraak bewerken, of Taak bewerken. In de agendaweergave wordt een klein Organisatorpictogram geplaatst, als u de organisator bent van een afspraak met groepsplanning.

De organisator zorgt voor het versturen van de uitnodigingen, het verzamelen van de antwoorden van de deelnemers, en voor het bijhouden van de gegevens van de afspraak of taak, voor alle betrokkenen.

Uitnodigingen versturen en antwoorden verwerken

Als u een afspraak of taak organiseert, moet u die in KOrganizer aanmaken en allen die eraan zullen gaan deelnemen toevoegen in het tabblad voor de deelnemers. KOrganizer kan de uitnodigingen sturen, automatisch (afhankelijk van de instellingen voor groepsplanning (group scheduling) in KOrganizer), of door de afspraak of taak te selecteren, en in het menu op PlannenUitnodiging versturen aan deelnemers te klikken. De deelnemers krijgen dan een e-mail met alle informatie die ze nodig hebben. Zij kunnen op het voorstel antwoorden door de uitnodiging te accepteren, of niet, of door met een ander voorstel te komen. Ze kunnen ook de uitnodiging delegeren of doorsturen. U krijgt al deze informatie weer per e-mail, en als KMail goed is geconfigureerd, komen de antwoorden van de deelnemers automatisch terecht in uw agenda. Als er meer personen zijn die willen deelnemen (door bijvoorbeeld een doorgestuurde uitnodiging te aanvaarden), wordt u gevraagd of u dit goed vindt.

Afspraak of taak annuleren

Een afspraak of taak kan alleen door de organisator worden geannuleerd. Als het vakje voor Groupware-communicatie in de instellingen voor groepsplanning in KOrganizer is aangevinkt, kunt u het item gewoon wissen. KOrganizer vraagt u dan of de annulering moet worden verzonden (naar de deelnemers). Als dit niet het geval is, kunt u het item selecteren en in het menu op PlannenAnnulering verzenden naar deelnemers klikken.

Hierdoor wordt een annuleringsbericht gestuurd naar alle deelnemers, zodat zij het item ook in hun agenda kunnen wissen.