KPhotoAlbum utilise toutes les images d'un dossier et de tous les sous-dossiers en dessous de lui. La première fois que vous lancerez KPhotoAlbum, vous aurez à donner l'emplacement de ce dossier. KPhotoAlbum ne modifiera aucune photo, ainsi vous ne devez pas avoir peur que KPhotoAlbum altère vos photos^[1]Actuellement, si vous ne faites pas confiance à KPhotoAlbum, n'hésitez pas à mettre vos photos en lecture seule.

KPhotoAlbum sauvegardera toutes ses informations dans un fichier index.xml à la racine de votre dossier de photos. Ce fichier est un simple fichier XML, comme cela, vous pouvez facilement le sauvegarder quel que soit l'outil que vous avez choisi, incluant les utilitaires classiques de sauvegarde, le copier sur un disquette ou en gérant ses révisions avec CVS. Il y a aussi un script de sauvegarde (kpa-backup.sh) fourni avec les sources de KPhotoAlbum qui sauvegarde non seulement le fichier index.xml mais aussi les fichiers de configuration dans le dossier racine de l'utilisateur.

KPhotoAlbum se souviendra de l'endroit que vous lui avez spécifié pour stocker vos photos et le re-utiliser dans une utilisation ultérieure de KPhotoAlbum. Au cas où vous décideriez de charger une autre base de données dans KPhotoAlbum (Par exemple une autre arborescence de photos), alors vous devrez le lancer avec l'option -c. Par exemple : kphotoalbum -c ~/CompanyImages/index.xml.