Beim Übersetzen von KDE liegt entweder bereits eine Projektdatei (meist index.lokalize) im Projektordner vor oder es kann mittels Projekt → Neues Projekt erstellen ein neues Projekt erstellt werden. Beim Erstellen eines neuen Projekts lädt der Assistent die Dateien für die Übersetzung herunter.

Falls mit Übersetzungsdateien im „XLIFF“-Format (definitiv bei OpenDocument) gearbeitet wird, sind weitere Status verfügbar (Neu, Benötigt Prüfung, Freigegeben, usw.). Diese können im Auswahlfeld Freigegeben in der Werkzeugleiste ausgewählt werden. Das Festlegen des Status Fertig oder Nicht fertig hängt vom aktuellen Arbeitsschritt ab (Übersetzung, Prüfung oder Freigabe). Der standardmäßige Arbeitsschritt hängt von der jeweiligen Rolle innerhalb des Projekts ab (siehe Projekt → Projekt einrichten ...). Jede Einheit enthält in der Regel Informationen über die letztmalige Änderung und den jeweils in der Datei festgelegten Eigentümer des Arbeitsschritts.