Per organizzare un evento o una cosa da fare, crealo in KOrganizer e aggiungi tutti i partecipanti utilizzando la scheda partecipanti. KOrganizer può inviare inviti ai partecipanti, automaticamente (in base alla configurazione della pianificazione di gruppo di KOrganizer), o selezionando l'evento o la cosa da fare e scegliendo la voce di menu Pianifica → Invia inviti ai partecipanti. I partecipanti riceveranno un messaggio di posta elettronica contenente tutte le informazioni rilevanti per l'evento o la cosa da fare. Essi possono rispondere alla proposta di riunione accettandola, rifiutandola o facendo una controproposta. Possono inoltre delegare o inoltrare l'invito. Tutte queste informazioni ti saranno nuovamente inviate tramite posta elettronica e, se hai configurato KMail correttamente, le risposte dei partecipanti saranno automaticamente inserite nel tuo calendario. Se ci sono partecipanti aggiuntivi che desiderano partecipare (es. hanno accettato un invito inoltrato) ti verrà chiesto di accettare i nuovi partecipanti.

Per cancellare un evento o una cosa da fare devi essere l'organizzatore. Se hai marcato la casella Usa comunicazione Groupware nella configurazione della pianificazione di gruppo di KOrganizer, cancella semplicemente l'elemento e KOrganizer ti chiederà di inviare la cancellazione. Altrimenti seleziona l'elemento e scegli la voce di menu Pianifica → Invia cancellazione ai partecipanti.

Questa azione invierà un messaggio di annullamento a tutti i partecipanti, in modo che possano eliminare la voce anche dai loro calendari.