Se hai ricevuto un invito nella tua casella di posta di KMail puoi o premere il pulsante Rifiuta per ignorare la richiesta, o premere Accetta o Accetta cond.. Le ultime due azioni inseriranno l'elemento nel tuo calendario. In ogni caso, KMail invierà automaticamente la tua risposta all'organizzatore.

Puoi anche Delegare o Inoltrare l'invito. Quando deleghi, puoi suggerire un'altra persona come tuo sostituto. Usando Inoltra puoi inoltrare l'invito a una o più persone non ancora invitate. Quando il ricevente della delega o dell'inoltro accetta l'invito, all'organizzatore verrà chiesto di approvare il nuovo partecipante.

Se per un qualsiasi motivo hai cambiato idea, modifica il tuo stato nella scheda partecipanti dell'elemento. Se hai marcato la casella Usa comunicazione Groupware nella configurazione della pianificazione di gruppo di KOrganizer, KOrganizer ti chiederà di inviare un messaggio di posta elettronica che aggiorni il tuo stato di partecipante. Altrimenti, scegli la voce di menu Pianifica → Invia aggiornamento sullo stato per inviare le informazione aggiornate sul tuo stato.

Se non sei soddisfatto di alcune caratteristiche dell'evento o della cosa da fare a cui sei stato invitato e vuoi inviare una controproposta all'organizzatore (ad esempio un luogo o una data alternativi), modifica l'elemento e invia la tua proposta selezionando l'elemento e scegliendo la voce di menu Pianifica → Richiedi modifica.

L'organizzatore dell'evento riceverà per posta elettronica la tua proposta e potrà accettarla o rifiutarla.

Per ottenere l'ultima versione di un evento, seleziona l'evento e seleziona la voce di menu Pianifica → Richiedi aggiornamento. L'organizzatore ti dovrà rimandare l'ultima versione dell'evento.