Hoofdstuk 6. Groepsplanning

Door de mogelijkheid in KOrganizer voor groepsplanning (group scheduling) kunt u afspraken, bijeenkomsten en gedeelde taken organiseren, een antwoord verzoeken van de deelnemers, en items publiceren. Als u voor een afspraak of taak wordt uitgenodigd, kunt u een antwoord sturen, dat u eraan wilt deelnemen, of een ander voorstel sturen, met andere gegevens, zoals een ander tijdstip of andere locatie. U kunt ook uw vrij/bezet-gegevens sturen, zodat men weet wanneer u beschikbaar bent, en dezelfde informatie van anderen opvragen.

Op dit moment worden door KOrganizer afspraken en taken gepland, met gebruik van e-mail, voor het versturen van de gegevens, volgens een op standaarden gebaseerd schema, het IMIP-protocol voor groepsplanning. Omdat het een standaard is, wordt IMIP door vele andere clients gebruikt. Bijvoorbeeld door Outlook van Microsoft®, Lotus Notes en Evolution van Novell. Dit betekent dat u afspraken kunt delen met anderen, die een van deze programma's gebruiken. KOrganizer is geïntegreerd met KMail, voor het ontvangen, verwerken en versturen van afspraken, daarmee verband hebbende antwoorden, updates, afzeggingen, etc.. Bijvoorbeeld, als u via KMail een uitnodiging krijgt, en besluit die te accepteren, dan kunt u in het e-mailbericht klikken op de koppeling Accepteren, waardoor de afspraak in uw agenda wordt opgenomen, en automatisch een antwoord wordt gestuurd naar de organisator van de afspraak.

Als u het vakje voor Groupware-communicatie gebruiken aanvinkt in het deel KOrganizer groepsplanning, zal KOrganizer alle communicatie voor de groepsplanning voor u doen. Met andere woorden, u zult dan slechts zelden nog het menu Plannen nodig hebben. Bijvoorbeeld, als u een afspraak of taak aanmaakt met deelnemers, zal KOrganizer u vragen of er uitnodigingen naar de deelnemers moeten worden gestuurd, dus dit hoeft u dan niet meer te regelen in het menu PlannenUitnodiging versturen aan deelnemers. Ook, als u uw status als deelnemer aan een afspraak waar u voor bent uitgenodigd, wilt wijzigen, zal het u vragen of uw bijgewerkte status naar de organisator van de afspraak moet worden gestuurd, zodat u dat dan niet meer in het menu PlannenStatusupdate versturen hoeft te regelen.

Een afspraak, taak of journaalingang publiceren

Als u iemand een afspraak, taak of journaalingang wilt versturen, klikt u, na het selecteren van het item, in het menu op PlannenIteminformatie publiceren.... U krijgt dan een dialoog, waarin het e-mailadres wordt gevraagd, waar de afspraak of taak naar moet worden gestuurd. Het item wordt verstuurd per e-mail, in het iCalendar-formaat.

Merk op dat u met deze actie elk item naar iedereen kunt versturen, niet alleen aan deelnemers. U kunt zelfs een item zonder enige deelnemer publiceren, omdat er bij publiceren geen antwoord wordt gevraagd.

Bijvoorbeeld, u speelt in een band, en u speelt zo nu en dan ergens. Om uw fans over uw optredens te informeren, onderhoudt u een discussiegroep (mailing list). Als u uw optredens met KOrganizer plant, hoeft u voor een optreden alleen maar in het menu op PlannenIteminformatie publiceren... te klikken, het adres in te vullen van de discussiegroep, waarna de gegevens over de afspraak worden verstuurd. Bij abonnees van de discussiegroep, die KOrganizer gebruiken, worden de gegevens over het optreden daardoor automatisch in hun agenda bijgewerkt.

Door op de hierboven beschreven manier een afspraak te publiceren, zal de ontvanger alleen maar over deze afspraak worden geïnformeerd, zonder hem/haar de gelegenheid te geven, te vragen die bij te mogen wonen. Wilt u die optie wel toevoegen, dan moet u in het menu de gegevens versturen met PlannenAls iCalendar versturen....