Voorbeelden

Een nieuwe groepsafspraak invoeren

In dit voorbeeld voeren we een afspraak in. U moet een bijeenkomst organiseren op de volgende maandag, met als onderwerp het lanceren van uw nieuwe product. Uw baas, Erica de Vries zal de bijeenkomst voorzitten, en u, Jaap Smid, zal de organisator zijn van de afspraak. Er zullen nog twee mensen aanwezig zijn (deelnemers): Peter Wattimena en Katrien Eendvogel. Erica gaf u het programma van de bijeenkomst, die om 12 uur begint en om 13 uur eindigt. Dezelfde bijeenkomst moet elke maandag worden herhaald.

  1. Ga met behulp van de datumnavigator naar de volgende maandag.

  2. Kies ActiesNieuwe afspraak..., of kies het gebied tussen 12 uur en 13 uur, en voer de samenvatting in van de afspraak.

  3. Voer een geschikte samenvatting in. Het is belangrijk een goede beschrijving te kiezen, aangezien dit het enige veld is waarop straks gezocht kan worden. In dit geval zou het Lancering nieuw product kunnen zijn.

  4. In het grote tekstvak kan nu een uitgebreide omschrijving gegeven worden. In dit geval kan er Inleiding, Plan, Conclusie op drie aparte regels ingevuld worden.

  5. Vink het vakje voor Herinnering aan en geef aan dat u een kwartier voor de vergadering eraan wilt worden herinnerd. Dan is er nog voldoende tijd een kop koffie te halen voordat de vergadering begint.

  6. Selecteer Afspraak in het keuzemenu Tags.

  7. Ga naar het tabblad Herhaling en selecteer de Wekelijkse herhalingen.

    Opmerking

    Het meeste werk werd automatisch voor ons gedaan. KOrganizer is standaard zo ingesteld dat een afspraak wekelijks wordt herhaald. Ook is de optie Eindigt: nooit geselecteerd. Dit betekent dat deze afspraak voor goed iedere maandag wordt herhaald (natuurlijk vanaf maandag 30 augustus 2010), of, natuurlijk, tot het moment waarop u de afspraak verwijdert.

  8. Omdat alle instellingen tot dusver in orde zijn, klikt u op het tabblad Deelnemers.

  9. In het tabblad Deelnemers doet u het volgende:

    1. U zult zien dat u de organisator van de afspraak bent.

    2. In het eerste invoerveld vult u het e-mailadres in als Naam <e-mail>. In ons voorbeeld, voert u zoiets in als Erica de Vries < erica.de.vries@providernaam.nl>.

      Tip

      Als de deelnemers al in uw adresboek van KDE staan, kunt u hen toevoegen door op de knop Geadresseerde selecteren... te klikken, in plaats van dit in te typen.

    3. Kies Voorzitter als rol.

    4. In het volgende veld vult u zoiets in als Peter Wattimena <pwattimena@providernaam.nl>.

    5. In het volgende veld vult u zoiets in als Katrien Eendvogel <katrien.eendvogel@providernaam.nl>.

  10. Als KOrganizer is geconfigureerd voor communicatie met groupware, wordt u gevraagd of u een e-mail wilt sturen naar de deelnemers, met de bijzonderheden van de afspraak, en een antwoord te verzoeken, als Antwoord verzoeken is aangevinkt in het tabblad Deelnemers. Anders kunt u de uitnodigingen versturen door in het menu op PlannenUitnodiging versturen aan deelnemers te klikken.

  11. Controleer nog even de instellingen voor de afspraak, in de tabbladen. Bent u tevreden, dan klikt u op OK.

Gefeliciteerd, dit was uw eerste afspraak!