A meno che non si tengano soldi sotto il materasso o sotto le assi del pavimento, probabilmente si hanno dei conti in almeno un istituto, e ognuno può essere in credito o in debito. Per familiarizzare con il funzionamento di KMyMoney, scegliere un conto che si vuole tenere sotto controllo con KMyMoney e selezionare la voce di menu File → Nuovo per configurare il file di un conto.

Se hai già usato un gestore delle finanze personali, potresti essere in grado di importare i dati in KMyMoney.

Se si hanno delle entrate o delle uscite regolari dal conto, andare in Beneficiario e digitare i nomi dei paganti e dei beneficiari; poi andare in Pianificazione e compilare una Nuova pianificazione per ogni transazione ricorrente. Se non si è digitato il beneficiario o il pagante, KMyMoney offre la possibilità di farlo durante la creazione della pianificazione.

Per aggiungere altre transazioni, andare in Registri; anche qui, è possibile aggiungere nuovi beneficiari e categorie mentre si inserisce una transazione oppure inserirli prima in Beneficiari o in Categorie.

Probabilmente, le categorie predefinite non corrispondono esattamente ai tuoi bisogni; si possono cancellare con facilità quelle di cui non si ha bisogno e aggiungere quelle utili. Quando si inserisce una transazione, è necessario digitare solo alcune lettere del nome della categoria, e KMyMoney aprirà un menu a tendina che elenca le categorie corrispondenti da cui è possibile scegliere.

È possibile aggiungere diversi conti, gestiti da diversi istituti; all'apertura di KMyMoney sarà visualizzato quello preferito, ma è possibile selezionarne facilmente un altro.

Quando si esegue un pagamento, KMyMoney calcolerà il numero successivo dell'assegno; lo si può eliminare se non si sta facendo un assegno o modificarlo se il primo assegno inserito non è il numero 1. In alternativa, è possibile disabilitare l'auto-incremento del numero degli assegni.

Ogni tanto potresti ricevere degli estratti conto dai tuoi istituti; è possibile riconciliare i conti di KMyMoney con questi estratti conto, in modo da avere sempre una registrazione corretta dello stato delle tue finanze.

Se si va in Report, si possono trovare diversi report; per personalizzarli, aprirne uno simile a quello che si vuole e selezionare «Nuovo» (non «Copia»). Poi, lo si può personalizzare in base alle proprie esigenze e anche marcarlo come report preferito se lo si desidera.

Nonostante KMyMoney non sia inteso per un utilizzo aziendale, se si ha un'azienda personale e quindi non si devono pagare degli stipendi, probabilmente è possibile personalizzare KMyMoney in modo da soddisfare i propri bisogni, soprattutto per quanto riguarda i budget e le previsioni; è possibile anche esportare i report personalizzati in CSV, per l'utilizzo in altre applicazioni.