Ha a KDE fordításán dolgozik, akkor vagy már van egy Lokalize projektfájlja (általában index.lokalize néven) a nyelvi mappában, vagy választhatja a Projekt → Új projekt létrehozása menüpontot, a varázsló pedig letölti a nyelvéhez tartozó fordítási fájlokat, és létrehozza a projektet Önnek.

Ha XLIFF formátumú fordítási fájlokkal dolgozik (egyértelműen ez a helyzet az OpenDocument fordításakor), akkor bővített állapotok érhetők el (új, lektorálást igényel, jóváhagyva stb.). Ezeket az eszköztáron lévő Jóváhagyva gomb legördülő menüjéből választhatja ki. Az állapot kész vagy nem kész besorolása az aktuális munkafolyamat-fázistól függ (fordítás, lektorálás, jóváhagyás). Az alapértelmezett fázis a projektben betöltött szerepétől függ (a projektbeállításokban van megadva). Általában minden egység tartalmaz információt arról a fázisról, amelyet utoljára módosítottak, és minden fázisnál a tulajdonosa naplózva van a fájlba.