Chapitre 15. Importation et exportation

Ace Jones

Version 4.6 (2011-07-3)

La fonction d'importation de données issues de GnuCash

Tony Bloomfield

Fichiers GnuCash

La fonction d'importation de données GnuCash de KMyMoney assure la lecture directe de fichiers standards (XML) issus de GnuCash version 1.8 et 2.0. Les opérations suivantes ne sont pas possibles  :

  • Importation des données issues de bases de données (Postgres)

  • Importation de fichiers « multi-book »

  • Importation dans un fichier KMyMoney préexistant

  • Importation de données relatives à de petites entreprises (employés, factures, etc.)

  • Exportation vers des fichiers GnuCash

L'importation ne fonctionnera probablement bien que si vous lui présentez un fichier valable. Il est recommandé d'appeler la fonction Vérifier & Réparer tout du menu Actions de GnuCash, avant d'essayer d'importer le fichier.

Les fichiers peuvent être ouverts en indiquant le nom de fichier sur la ligne de commande (kmymoney <emplacement du fichier>), ou au moyen des entrées de menu FichierOuvrir (Ctrl+O) ou FichierImporter

La similitude entre les deux applications signifie que la plupart des données peuvent être importées directement. Cependant, il y a des domaines où des différences émergent, et des options multiples sont à votre disposition pour vous en accommoder. Les sections qui suivent décrivent quelques unes de ces différences ; la compréhension de celles-ci devrait vous faciliter l'importation.

Similitudes, différences et terminologie

Utilisation en petite entreprise

Il faut noter que KMyMoney est un gestionnaire de finances personnelles, et qu'en tant que tel, il ne reprend pas les fonctions entreprise de GnuCash telles que tableau de taxes, feuilles de paie, et le suivi de lots. Tout Compte à payer ou Compte à recouvrer de GnuCash trouvé dans un fichier est importé comme une compte de passif ou un compte d'actif respectivement.

Comptes

Type de comptes

Pour les deux applications, le niveau le plus élevé dans la structure du fichier est le compte. KMyMoney accepte cinq types principaux de comptes : Actif, Passif, Revenus, Dépenses et Investissements, qui peuvent avoir des sous-types variés, par exemple, Chèques, Carte de crédit, etc.. KMyMoney comprend un « compte standard  » pour chacun de ces cinq types et tous les autres comptes sont placés en subordination de l'un d'entre eux. KMyMoney garantit une plus grande cohérence (ou une moindre flexibilité, selon votre façon de voir) entre les types de comptes que ne le fait GnuCash, et la fonction d'importation corrige cela.

Catégories

KMyMoney utilise le vocable Catégories pour marquer le type d'une dépense ou d'un revenu. Contrairement à GnuCash, ces catégories ne sont pas des comptes avec registre et la saisie d'opérations ne se fait pas directement dans la catégorie mais indirectement à partir du registre d'autres types de comptes.

Structure et Comptes conteneurs

GnuCash prévoit l'utilisation de Comptes conteneurs. En fait, il s'agit juste de comptes en lecture seule dans lesquels, il est impossible de saisir des opérations, mais dont la fonction est analogue à celle des dossiers dans un système de fichiers, pour contenir d'autres comptes. Bien que KMyMoney ne reprenne pas cette fonctionnalité en tant que telle, il possède une fonctionnalité de relation parent /enfant entre comptes, qui permet à la fonction importation de simuler des comptes conteneurs en créant des comptes vides.

Correspondance des type de comptes
Type GnuCash Type KMyMoney
BanqueChèques
ChèquesChèques
Épargne Épargne
ACTIFActif
PORTE-MONNAIEPorte-monnaie
DEVISEPorte-monnaie
MARCHÉ MONÉTAIREMarché monétaire
ACTIONSActions
FCPActions
BONSBonds
PASSIFPassif
CréditCarte de crédit
REVENUSRevenus
DÉPENSESDépenses
À RECOUVRERActif
PAYABLEPassif

opérations et contreparties

Opérations contrebalancées

Comme dans GnuCash, les données sont saisies sous forme de double écriture (voire multiple écriture). En pratique, une opération valable de GnuCash est toujours au moins en double écriture, et pour respecter les normes de comptabilité en partie double, ces deux (ou plus) écritures doivent être en équilibre parfait. KMyMoney encourage cette approche mais n'y oblige pas. Cependant, toute opération non contre-balancée est inscrite dans le registre comme présentant un problème.

Bénéficiaires (tiers)

KMyMoney préfère que toutes les opérations concernent un bénéficiaire (un terme générique qui recouvre tout aussi bien un payeur qu'un receveur) et contrairement à GnuCash, une liste de ces bénéficiaires est tenue à jour. Le nom des bénéficiaires est généré par la fonction d'importation à partir du champ Description de l'opération dans GnuCash.

Virements

KMyMoney utilise le terme Virement pour décrire une opération ne mettant pas en jeu une catégorie, mais seulement un transfert d'argent entre comptes d'actif et / ou de passif.

Réconciliation

KMyMoney possède une fonction de réconciliation similaire à celle de GnuCash et le drapeau correspondant des opérations est importé.

Matières premières

GnuCash utilise le terme Matières premières pour parler à la fois d'actif monétaires et d'actifs non-monétaires. Ceci est traité à part dans KMyMoney.

Devises

KMyMoney prend en charge toutes les devises étrangères. KMyMoney exige également que l'utilisateur déclare une devise de base qui est prise comme devise par défaut quand un nouveau compte est créé. La fonction d'importation cherche à déterminer la devise la plus probable mais ce choix peut être rejeté pour un autre.

Remarque : KMyMoney ne prend pas en compte des comptes associés à une devise « défunte » (sauf celles que l'euro a remplacées). Désormais, il est nécessaire de supprimer de tels comptes de GnuCash avant l'importation. Nous espérons améliorer cela dans les versions futures.

Titres et investissements

Les actifs non monétaires (généralement les actions et obligations) sont dénommés titres dans KMyMoneyet représentent la principale différence entre les deux applications dans le fait que KMyMoney demande que tout compte assigné à un « titre » soit subordonné à un compte d'investissement. Ceci est décrit plus en détails sans le chapitre sur les Investissements. Bien que de nombreux utilisateurs aient appliqué une telle structure, GnuCash n'impose aucune structure définie sur ce point aussi la fonction d'importation est-elle incapable de le détecter et d'assurer une conversion automatique. En conséquence, trois options sont possibles :

  • créer un compte d'investissement séparé pour chaque titre avec le même nom que le titre ;

  • créer un unique compte d'investissement qui servira de parent à tous les comptes titres ;

  • créer plusieurs comptes d'investissement, et leur affecter des titres comme l'utilisateur le demande.

C'est à l'utilisateur de décider quelle option est adaptée à telle ou telle situation, et dans certains cas, une restructuration manuelle des comptes est nécessaire après l'importation.

Cotations et cours des devises

La cotation des titres et le cours des devises tels qu'affichés dans GnuCash sont importés. De plus, des entrées de prix et de cours sont générées à partir des opérations mettant en jeu des titres et des devises multiples.

Cotations en ligne

Pour obtenir les cours et cotations en ligne, GnuCash utilise un paquetage appelé Finance::Quote. Les versions récentes de KMyMoney prennent en charge ce paquetage pour obtenir les cotations des titres, et ceci est utilisé par défaut lors des importations. Vous pouvez néanmoins choisir la conversion à la méthode native de KMyMoney qui est expliquée en détails à la section cotations en ligne

Si vous choisissez cette solution, la boîte de dialogue ci-dessous vous permet de sélectionner une source KMyMoney « native » de cotation, ou une source définie par l'utilisateur, pour chacun des comptes qui requièrent des cotations en ligne. Néanmoins, le symbole du titre est importé sans changement. Comme ce symbole diffère probablement entre les deux applications, il faut l'éditer manuellement après l'importation. Les mises à jour ultérieures des cours ne font pas appel à Finance::Quote mais toujours à la méthode native.

Opérations récurrentes

KMyMoney ne reprend pas la distinction faite dans GnuCash entre les modèles d'opérations et leur fréquence d'occurrence. Les données des opérations sont dupliquées si le même modèle est utilisé dans différentes opérations récurrentes mais ce n'est certainement pas d'une grande importance.

Types d'opérations récurrentes

KMyMoney classe les opérations récurrentes selon trois types, Retraits, Dépôts et Virements. Comme GnuCash ne fait pas une telle distinction, la fonction d'importation essaye de déterminer le type à partir du compte et de la direction des mouvements d'argent. Il arrive que des suppositions erronées soient faites et requièrent une correction manuelle.

Opérations récurrentes douteuses

Quelques fonctionnalités de GnuCash sur les opérations récurrentes ne sont pas disponibles dans KMyMoney aussi la fonction d'importation cherche-telle à trouver un compromis raisonnable en convertissant les données. Ces opérations sont marquées comme « douteuses » et l'utilisateur se voit offert la possibilité de les éditer directement pendant l'importation. Voici des exemples de situations qui peuvent conduire à cela :

  • des périodes valables dans GnuCash ne le sont pas dans KMyMoney ;

  • KMyMoney ne prend pas en compte les formules et les variables dans les champs de montant ;

  • des cas de figure complexes qui n'ont pas encore été identifiés pour l'importation.

Malgré tous nos efforts, il est possible que, à cause des nombreuses options concernées, une opération récurrente puisse conduire à une erreur fatale dans KMyMoney. Si ce type de problème vient à se produire, la fonction d'importation offre la possibilité d'écarter toute les opérations douteuses.

Rapports

KMyMoney offre un choix exhaustif de rapports configurables et qui sont décrits de façon détaillée à la section Rapports.. Ces derniers ne correspondent cependant pas exactement aux rapports disponibles dans GnuCash.

Choix des options d'importation

Prise en compte des investissements

Reportez-vous à « Titres et Investissements » plus haut.

Cotations en ligne

Désactivez ceci si vous voulez utiliser la méthode native pour les mises à jour en ligne des cours et cotations.

Reportez-vous à « Cotations en ligne » plus haut.

Opérations récurrentes

Reportez-vous à « Opérations récurrentes » plus haut.

Options de décodage

Si votre langue utilise des caractères différents de ceux utilisés dans les langues « latines » (c'est-à-dire généralement les langues d'Europe occidentale), ils sont représentés (encodés) d'une manière spéciale dans votre fichier GnuCash. Si ces caractères ne sont pas affichés correctement sur votre écran, ils doivent être décodés. Actuellement, il est souvent impossible de détecter avec certitude quelle forme de décodage utiliser, aussi vous pouvez avoir besoin de définir cette option à la main en sélectionnant une entrée dans la liste. D'une façon générale, le premier choix dans la liste devrait être le choix approprié à votre locale (c'est-à-dire le pays et la langue qui ont été choisis comme natifs lors de l'installation de votre système d'exploitation), et essayé en premier. Comme le processus d'importation n'écrit pas dans votre fichier GnuCash, vous pouvez essayer diverses options sans risque.

Option sur les notes d'opérations

Dans certains cas, des opérations GnuCash non contre-balancées peuvent contenir des notes informatives, souvent incorrectes, qui n'apparaissent normalement pas à l'utilisateur. Cependant, lors de leur importation dans KMyMoney à cause de différences dans la manière d'afficher, ces données deviennent visibles. Souvent, ces opérations ont un champ « Notes » qui décrit l'objet exact de l'opération. Si cette option est choisie, ce champ « Notes » est utilisé pour écraser les notes informatives superflues.

Options de correction d'erreurs

Ceci ne doit être utilisé que dans le cas de problèmes d'importation. Si vous rencontrez de tels problèmes, vous devriez aussi en faire un rapport à la liste de diffusion des développeurs de KMyMoney . Notez que que les traces produites par ces options peuvent contenir des données de nature confidentielle, et l'option « Rendre anonyme » devrait être utilisée si ces traces devaient être rendues publiques.

Rapport d'importation

En fin de processus d'importation, la fonction d'importation fournit un rapport sur le nombre des différentes entités importées et sur les erreurs et anomalies rencontrées. Ce rapport est affiché à l'écran et peut être enregistré dans un fichier pour examen ultérieur. Un rapport complet peut contenir les sections suivantes :

  • Compteur d'enregistrements

  • Incohérences entre types de comptes et mesures prises

  • Détail des opérations récurrentes douteuses