O KPhotoAlbum usa todas as imagens de uma pasta e de todas as subpastas por baixo dela; da primeira vez que iniciar o KPhotoAlbum, ser-lhe-á pedida a localização desta pasta. O KPhotoAlbum não irá modificar nenhumas imagens, por isso você não terá de ter medo que o KPhotoAlbum altere as suas imagens ^[1]. De qualquer forma, se não confiar no KPhotoAlbum, sinta-se à vontade em tornar todas as suas imagens protegidas contra escrita.

O KPhotoAlbum irá guardar toda a sua informação no ficheiro index.xml da sua pasta de topo das imagens. Este é um ficheiro XML simples, para que o possa salvaguardar com as ferramentas que preferir, incluindo os utilitários de salvaguarda normais, a cópia para disquetes ou a manutenção num sistema de controlo de versões com o CVS. Existe também um programa de salvaguarda (kpa-backup.sh que vem no código do KPhotoAlbum e que faz uma cópia do 'index.xml', bem como dos ficheiros de configuração na pasta pessoal do utilizador.

O KPhotoAlbum irá recordar o local que você lhe indicou onde se localizam as suas imagens e utilizá-lo-á de novo nas sessões futuras do KPhotoAlbum. Se alguma vez precisar de carregar outra base de dados no KPhotoAlbum (i.e. outra pasta com imagens), então poderá iniciá-lo com a opção -c. Por exemplo: kphotoalbum -c ~/AsMinhasFotos/index.xml.