KPhotoAlbum gebruikt de eerste keer dat u KPhotoAlbum start, alle afbeeldingen in een map en alle submappen eronder, waarbij u gevraagd wordt naar de locatie van deze map. KPhotoAlbum zal geen enkele afbeelding wijzigen, zodat u niet bang hoeft te zijn dat KPhotoAlbum uw afbeeldingen zal aanpassen ^[1], en als u KPhotoAlbum niet vertrouwt, voel u dan vrij om al uw afbeeldingen te beschermen tegen schrijven (alleen-lezen maken).

KPhotoAlbum zal al zijn informatie opslaan in het bestand index.xml in uw hoogste map met afbeeldingen. Dit bestand is een eenvoudig XML-bestand, zodat u er gemakkelijk een reservekopie met elk hulpmiddel van kan maken, inclusief normale hulpmiddelen voor reservekopieën, het bestand naar een USB-stick kopiëren of revisies met VCS bewaren. Er is ook een script voor het maken van een reservekopie (kpa-backup.sh) geleverd in de bronnen van KPhotoAlbum die niet alleen een reservekopie maakt van index.xml maar ook van de instellingsbestanden in de thuismap van de gebruiker.

KPhotoAlbum onthoudt waar u hem hebt verteld waar uw afbeeldingen zich bevinden en hergebruikt dat in toekomstig gebruik van KPhotoAlbum. Zou u ooit een andere database in KPhotoAlbum willen laden (dwz. een andere mappenboom van afbeeldingen), dan kunt u starten met de optie -c option. Bijvoorbeeld: kphotoalbum -c ~/Bedrijfsafbeeldingen/index.xml.