Um eine Nachricht zu erstellen, muss man die entsprechenden Felder im Fenster zum Nachricht erstellen ausfüllen. Im Menü Ansicht kann man die anzuzeigenden Vorspannfelder auswählen. Neben dem Feld Identität befindet sich das Ankreuzfeld Beibehalten. Markiert man dieses Feld, so wird die aktuelle Identität die Standardidentität für alle zukünftig erstellten neuen Nachrichten.

Für die Erstellung der Nachricht gibt es eine Reihe von Abkürzungen. Die Knöpfe Auswählen ... neben den Feldern An:, Kopie: und Blindkopie: ermöglichen die Auswahl von Adressen direkt aus dem Adressbuch.

Wenn Sie anfangen, eine Adresse in das Feld An:/Kopie /Blindkopie einzugeben, wird ein Ausklappmenü erscheinen, welches entsprechende Adressen anbietet, welche Sie vor Kurzem benutzt haben, oder die in Ihrem Adressbuch vorhanden sind. Man kann dieses automatische Ausklappmenü deaktivieren, indem man mit der rechten Maustaste auf das Feld klickt und einen anderen Vervollständigungsmodus auswählt.

Wann immer Sie mehr als einen Empfänger in einem der Felder eingeben wollen, trennen Sie diese bitte mit einem Komma. Sie müssen abhängig von der Systemkonfiguration u. U. vollständige Adressen (also benutzer@domain.de) auch für lokale Benutzer angeben.

Wenn die Nachricht fertig geschrieben ist, klicken Sie auf das Symbol Senden, um die Nachricht sofort zu versenden, oder In Postausgang, um die Nachricht in den Ordner Postausgang zu stellen. Falls die Nachricht noch nicht fertig ist, können Sie im Menü Nachricht → Als Entwurf speichern auswählen.

Falls man eine Nachricht verschlüsselt oder digital signiert versenden möchte, muss man das Symbol Nachricht verschlüsseln bzw. Nachricht signierten in der Werkzeugleiste auswählen. Außerdem können Sie das Formast auswählen, das zum Signieren und/oder Verschlüsseln der Nachrichten verwendet werden soll. Je nach installierten Verschlüsselungsprogrammen können Sie wählen zwischen:

Beachten Sie, dass HTML-Nachrichten häufig als Ärgernis empfunden werden. Sie sollten das Versenden solcher Nachrichten daher vermeiden. Das gilt insbesondere inMailinglisten, sofern HTML-Nachrichten dort nicht ausdrücklich erlaubt sind.

Um HTML-Nachrichten zu erzeugen, müssen Sie zunächst die Auszeichnungswerkzeuge einschalten. Das geschieht durch Anwählen von Formatierung (HTML) im Menü Optionen. Eine Werkzeugleiste mit mehreren Werkzeugen zum Formatieren der Nachricht wird erscheinen. Über das Ausklappmenü können Sie zwischen Standardtext und sechs verschiedenen Listentypen (drei unnummerierten Listen mit verschiedenen Symbolen und drei nummerierten Listen mit unterschiedlichen Nummerierungen) auswählen. Außerdem können Sie den Zeichensatz, die Zeichengröße, den Zeichenstil (fett, kursiv, unterstrichen) und die Zeichenfarbe bestimmen. Und schließlich können Sie die Ausrichtung des Textes (linksbündig, zentriert oder rechtsbündig) auswählen.

Das Erstellen von Tabellen und eingebetteten Bildern ist derzeit nicht möglich.

Folgende Möglichkeiten gibt es, Dateien an eine Nachricht anzuhängen:

Wenn eine Datei angehängt wurde, erscheint diese im Anhang-Bereich am unteren Ende des Nachrichten-Editor-Fensters. Sie können eine angehängte Datei wieder entfernen, speichern oder die Eigenschaften ändern, indem auf die Nachricht mit der rechten Maustaste klicken und im angezeigten Menü Öffnen, Anzeigen, Speichern unter oder Entfernen wählen.

Der Eintrag Eigenschaften öffnet den Dialog Eigenschaften des Nachrichtenteils. Das erste Feld enthält den MIME-Typ des Anhangs. Es wurde wie das Feld Name automatisch mit einem geeigneten Wert gefüllt. Der MIME-Typ kann manchmal falsch sein. Sie können ihn dann selbst eintippen, oder aus einer Liste den korrekten Typ wählen. Sie können auch noch eine Kodierungsmethode auswählen (normalerweise ist der Standardwert in Ordnung). Man kann Automatische Anzeige vorschlagen auswählen, um den Empfänger die automatische Anzeige dieses Nachrichtenteils in der Nachrichtenvorschau anstelle des Standardsymbols vorzuschlagen. Ob dies funktioniert oder nicht hängt vom E-Mail-Programm des Empfängers und dessen Einstellungen ab.

Sie können auch öffentliche Schlüssel anhängen, indem Sie die entsprechende Option aus dem Menü Anhängen auswählen. Angehängte GnuPG-Schlüssel werden wie angehängte Dateien behandelt.

KMail überprüft automatisch die Rechtschreibung Ihrer Nachricht (dies funktioniert derzeit nicht im HTML-Modus) und zeigt unbekannte Wörter in roter Farbe an. Wenn zu viele unbekannte Wörter gefunden werden, schaltet KMail die Rechtschreibprüfung ab. Um die verwendete Sprache auszuwählen, benutzen Sie Ansicht → Wörterbuch. Sie können die automatische Rechtschreibkontrolle im Menü Optionen abschalten.

Schreiben Sie häufig E-Mails in verschiedenen Sprachen, dann sollten Sie die Anzeige des Auswahlfeldes Wörterbuch mit Ansicht → Wörterbuch aus den Menü einschalten. Mit diesem Auswahlfeld können Sie die Sprache der Rechtschreibprüfung mit einem Mausklick ändern.

Um die Rechtschreibung Ihrer Nachricht zu überprüfen, benutzen Sie Extras → Rechtschreibung .... KMail benutzt Sonnet um die Rechtschreibung zu überprüfen. Dies ist die KDE-Oberfläche für ispell oder aspell. Bitte beachten Sie, dass Sie die Rechtschreibprüfung über Einstellungen → Rechtschreibprüfung ... zuerst einrichten müssen.

Bei der Bearbeitung im E-Mail-Editor können Sie oft benutzte Textpassagen als Textbausteine speichern. Zur Einrichtung dieser Textbausteine wählen Sie Ansicht → Textbausteine in der Menüleiste. Auf der rechten Seite des Editors wird dann ein neues Fenster angezeigt.

Um einen neuen Textbaustein einzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in dieses Fenster und wählen Textbaustein hinzufügen .... Geben Sie dann im Dialog einen Namen, den Text und einen Kurzbefehl für diesen Baustein ein. Textbausteine können in Gruppen angeordnet werden, entweder durch Erstellen einer neuen Gruppe oder durch Hinzufügen zu einer bereits vorhandenen Gruppe. Führen Sie den Mauszeiger über den Titel eines Textbausteins, dann wird dessen Text als Kurzinfo angezeigt.

Mit Textbausteinen ist es auch möglich, Textvariablen an festgelegten Stellen mit dem Textbaustein einzufügen. Dazu wird ein eigener Variablenmechanismus verwendet. Im Textbaustein wird der Name der Variablen mit dem Trennzeichen „$“ eingefasst, zum Beispiel $variablename$, $rechnungsnummer$, $kalenderwoche$.

Das Trennzeichen für Variablen kann durch Bearbeitung des Wertes von „snippetDelimiter“ im Abschnitt [SnippetPart] geändert werden. Die Einrichtungsdatei für Textbausteine finden Sie unter $KDEHOME/share/config/kmailsnippetrc.

snippetDelimiter=$