Nachrichtenordner


Beispiel der Ordnereinrichtung

Beispiel der Ordnereinrichtung


Nachrichtenordner sind nützlich, um Ihre E-Mails zu organisieren. Beim ersten Start von KMail wird der Lokale Ordner mit den Einträgen Posteingang, Postausgang, Gesendete Nachrichten, Papierkorb, Entwürfe und Vorlagen automatisch angelegt. Diese Ordner haben spezielle Funktionen:

Posteingang:

Hier legt KMail Ihre neu abgeholten Nachrichten ab.

Anmerkung

Bei IMAP-Postfächern wird dieser Ordner nicht benutzt. Der Posteingang befindet sich auf dem IMAP-Server.

Postausgang:

Hier werden Nachrichten zwischengespeichert, die für den Versand bestimmt sind. Man sollte hierhin keine Nachrichten verschieben, sondern stattdessen das Symbol Senden im Editor-Fenster verwenden.

Gesendete Nachrichten:

Enthält in der Voreinstellung Kopien von allen versandten Nachrichten.

Papierkorb:

Enthält in der Voreinstellung alle Nachrichten, die Sie in den Papierkorb verschoben haben.

Entwürfe:

Enthält Nachrichten, deren Bearbeitung Sie begonnen haben, aber dann in diesen Ordner mit NachrichtAls Entwurf speichern abgelegt haben.

Vorlagen:

Dieser Ordner enthält alle Vorlagen, die mit NachrichtAls Vorlage speichern im Editorfenster erstellt wurden. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Neue Vorlagen.

Ordner erstellen und benutzen

Organisieren Sie Ihre E-Mails z. B. nach Mailinglisten, Betreff usw. durch Erstellen neuer Ordner. Dazu wählen Sie OrdnerOrdner hinzufügen ... oder diese Aktion aus dem Kontextmenü eines Ordners. Dann tragen Sie den Namen des neuen Ordners im Dialog ein. Sie können die Einstellungen eines Ordners wie z. B. Ansicht, Antworten usw. ändern, indem Sie zum Ordner gehen und dann im Kontextmenü Ordner-Eigenschaften auswählen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Ordner-Eigenschaften.

Um Nachrichten von einem Ordner in einen anderen zu verschieben, wählen Sie diese aus und drücken dann die Taste M oder wählen NachrichtNachricht verschieben nach Geben Sie den gewünschten Zielordner an. Alternativ können Sie die Nachrichten auch mit der Maus aus dem Vorspannbereich auf den gewünschten Ordner in der Liste ziehen.

Haben Sie einige Ordner, die Sie häufig benutzen, dann fügen Sie sie zu den bevorzugten Ordnern links oben in der Ordnerliste hinzu. Dazu wählen Sie aus dem Kontextmenü eines Ordners Zu bevorzugten Ordnern hinzufügen.

Sie können eine virtuellen Ordner mit Suchparametern erstellen, indem Sie entweder BearbeitenNachrichten suchen ..., ExtrasNachrichten suchen ... im Menü oder den Kurzbefehl S verwenden. Geben Sie dann die Parameter für die Suche im Dialog ein. Unten im Dialog können Sie im Feld Suchordner-Name eine aussagekräftige Bezeichnung eintragen, z. B.E-Mails mit dem Wort Blog. Klicken Sie dann auf den Knopf Suchen und wählen Sie Suchordner öffnen. Das Ergebnis der Suche erscheint dann unten in der Ordnerliste.

Mit Filtern, die Nachrichten automatisch in angegeben Ordner verschieben, können Sie Ihre Nachrichten nach Mailinglisten, Absender, Betreff usw. organisieren. Lesen Sie dazu den Abschnitt Filter.

Erhalten Sie aus einer vertrauenswürdigen Quelle E-Mails, die als HTML formatiert sind und die auch im HTML-Format angezeigt werden sollen, dann erstellen Sie für diese E-Mails einen neuen Ordner. Richten Sie einen Filter ein, mit dem die Nachrichten in den neuen Ordner verschoben werden. Klicken Sie auf diesen Ordner und wählen aus dem Menü OrdnerHTML-Ansicht vor Klartext bevorzugen.

Dies sind die am meisten benutzen Aktionen für Ordner:

OrdnerAlle Nachrichten in den Papierkorb werfen

Verschiebt alle Nachrichten im ausgewählten Ordner in den Papierkorb.

OrdnerOrdner archivieren ...

Erstellt ein Archiv eines Ordners. Weitere Informationen dazu im Abschnitt Ordner archivieren.

OrdnerOrdner löschen

Löscht einen Ordner mit allen darin enthaltenen Nachrichten und Unterordnern-

OrdnerDoppelte Nachrichten entfernen (Strg+*)

Dies durchsucht den aktuell ausgewählten Ordner nach doppelten Nachrichten und löscht sie.

Ordner-Eigenschaften


Beispiel für Ordner-Eigenschaften

Beispiel für Ordner-Eigenschaften


Der Dialog Eigenschaften des Ordners erlaubt neben Umbenennen die Angabe aller anderen Eigenschaften des Ordners. Die meisten Eigenschaften sind nur für eigene Ordner und nicht für Standardordner wie inbox usw. verfügbar. Standardordner können auch nicht umbenannt werden.

Allgemein

Möchten Sie einen Ordner Umbenennen, ändern Sie den Eintrag im Feld Name:.

Als Voreinstellung ist bei neuen Ordnern Aktion bei neuen/ungelesenen Nachrichten in diesem Ordner eingeschaltet, damit Sie darüber informiert werden, wenn neue Nachrichten in diesem Ordner eintreffen. Das sollten Sie zum Beispiel für Ordner mit Spam oder den Papierkorb abschalten, da hier eine Benachrichtigung normalerweise nur stört.

Wählen Sie Antworten in diesem Ordner aufbewahren aus, wenn Sie möchten, dass Antworten auf Nachrichten in diesem Ordner ebenfalls in diesem Ordner abgelegt werden, anstatt in den speziellen Ordner für gesendete Nachrichten verschoben zu werden.

Wählen Sie die Einstellung Diesen Ordner im Ordner-Auswahldialog ausblenden, so wird der Ordner nicht in Ordner-Auswahldialogen angezeigt, wie z. B. im Dialog In Ordner wechseln und Nachricht verschieben nach.

Neue Ordner verwenden immer die Standard-Identität. Um dies zu ändern, schalten Sie Standard-Identität verwenden ab und wählen eine andere im Auswahlfeld Absender-Identität. Weitere Informationen zu Identitäten finden Sie im Einrichtungsdialog. Für Antworten auf Nachrichten wird standardmäßig dennoch die im Feld An angegebene Adresse verwandt, falls eine entsprechende Identität existiert.

Benutzen Sie eine Groupware, können Sie den Inhalt z. B. von Kalender, Notizen usw. des Ordners im Auswahlfeld Ordnerinhalt ändern.

Benutzen Sie den Ordner gemeinsam mit anderen Benutzern, können Sie Status „Ungelesen“ mit allen Benutzern teilen aktivieren, so dass dieser Status für alle gleich ist.

Dies kann zum Beispiel bei einem System für Kundenanfragen benutzt werden, das von mehreren Personen bearbeite wird und bei dem alle E-Mails gelesen und bearbeitet werden müssen.

Ansicht

Die Einstellung Eigene Symbole verwenden erlaubt die Auswahl von eigenen Symbolen zur Darstellung in der Ordnerliste.

Mit Spalten anzeigen kann man die sichtbaren Spalten des Vorspannbereiches auf Standard, Sender oder Empfänger ändern. Das ist nützlich, falls man einen Ordner zur Speicherung von eigenen versandten Nachrichten nutzen will.

Im Bereich Nachrichtenliste können Sie eine Zusammenstellung und ein Design für diesen Ordner auswählen und einrichten, abweichen von den Standardeinstellungen im Einrichtungsdialog von KMail. Mehr Informationen dazu finden Sie auf der Karteikarte Nachrichtenliste auf der Seite Erscheinungsbild.

Abruf

Haben Sie ein Postfach, in dem Sie nur wenige Nachrichten erhalten und für das Sie daher den Server nicht so häufig abfragen möchten, deaktivieren Sie Einstellungen des Elternordners oder Postfachs verwenden und wählen im Drehfeld Automatisch abgleichen nach ein größeres Zeitintervall.

Die Abrufeinstellungen können Sie von Immer vollständige Nachrichten abrufen zu Nachrichteninhalt nach Bedarf abrufen ändern, wenn Sie eine langsame Verbindung benutzen. Im Drehfeld können Sie einstellen, wie lange eine Nachricht lokal vorgehalten wird.

Vorlagen

Auf dieser Karteikarte können Sie Vorlagen für Ihre eigenen Ordner festlegen. Weitere Informationen finden Sie auf der Karteikarte Standard-Vorlagen auf der Seite E-Mail-Editor.

Ablauf

Auf dieser Karteikarte können Sie das automatische Aufräumen und Löschen von E-Mails einstellen. Kreuzen Sie die entsprechenden Einstellungen an, wenn gelesene und ungelesene Nachrichten automatisch ablaufen sollen und stellen Sie einen passenden Zeitraum im Drehfeld ein. Möchten Sie die E-Mails nach dem Ablauf nicht löschen, können Sie einen Ordner angeben, in den die Nachrichten dann verschoben werden. Haben Sie Nachrichten in einem Ordner bearbeitet und möchten Sie tatsächlich löschen, gehen Sie zu den Ablauf-Einstellungen des gewählten Ordner, wählen Abgelaufene Nachrichten endgültig löschen und klicken Sie auf den Knopf Einstellungen speichern und jetzt ablaufen.

Warnung

Verfallene Nachrichten werden gelöscht. Sie werden nicht in den Papierkorb verschoben. Daher sollte man diese Einstellung mit Bedacht einsetzen.

Zugriffskontrolle (nur IMAP)

Hier können Sie die Zugriffskontrolllisten (ACLs) von IMAP-Ordnern verwalten.

Anmerkung

Auf dem IMAP-Server müssen Zugriffskontrolllisten (ACL) auf Benutzerebene eingerichtet und aktiviert sein, damit diese Karteikarte angezeigt wird.

Die derzeit aktive ACL wird in der Liste angezeigt. Sie besteht aus Paaren aus Benutzerkennungs und den Zugriffsrechten, die den Benutzern gewährt werden, die mit dieser Benutzerkennung identifiziert werden. [1] ACLs werden per Ordner eingestellt.

Anmerkung

Wie sonst auch, wenn Disconnected IMAP verwendet wird, müssen Sie einen Abgleich mit dem Server durchführen, damit die Änderungen an den Server übertragen werden.

IMAP-ACLs definieren viele fein abgestufte Zugriffsrechte, die Sie anderen Benutzern gewähren oder verweigern können. Aus Gründen der Übersichtlichkeit stellt KMail diese als die folgenden fünf Kategorien dar, aus denen Sie auswählen können (unter Tabelle 3.1, „ACL-Rechteübersicht“ finden Sie die Details, wenn Sie sich schon mit IMAP-ACLs auskennen).

Keine

Verweigert allen durch die Benutzerkennung identifizierten Benutzern alle Zugriffsrechte. Dies ist auch die Voreinstellung für Benutzer, die nicht explizit (oder implizit als eine Gruppe) in der ACL aufgeführt sind. Diese Benutzer bekommen diesen Ordner in der Liste der IMAP-Ordner in ihrem E-Mail-Klienten nicht zu sehen.

Lesen

Gewährt allen durch die Benutzerkennung identifizierten Benutzern Leserechte auf diesen Ordner. Dazu gehört auch die Möglichkeit, Nachrichten als gelesen zu markieren und diese Informationen auf dem Server abzulegen. [2]

Diese Benutzer werden diesen Ordner in der Liste der IMAP-Ordner sehen, die ihre E-Mail-Klienten ihnen anzeigen.

Benutzen Sie diese Einstellung, um einen gemeinsam genutzten Ordner anzulegen, den andere lesen, aber nicht verändern können.

Wenn Sie beispielsweise der Redakteur eines Firmenrundbriefs sind, könnten Sie einen Ordner zur Verteilung dieses Rundbriefs anlegen, allen Leserechte darauf geben, und den Rundbrief in diesem Ordner ablegen, anstatt ihn als Nachricht an alle Adressen zu versenden.

Anhängen

(auch als Posten bekannt)

Gewährt allen durch die Benutzerkennung identifizierten Benutzern Lese- (siehe oben) und Anhängerechte für diesen Ordner.

Benutzen Sie diese Einstellung, um einen gemeinsam genutzten Ordner zu bekommen, den andere lesen, und in den sie Nachrichten ablegen können, den sie aber nicht anderweitig verändern können.

Wenn Sie eine firmenweites Diskussionsforum anlegen wollen und kein Web-Formular oder einen firmeninternen Usenet-Server einrichten wollen, könnten Sie eine Reihe von Ordnern (einen per Thema) einrichten und allen Lese- und Anhängerechte darauf gewähren. Anstatt auf einem NNTP-Server zu posten oder seine Nachrichten in einem Web-Formular einzutragen, würden alle Mitarbeiter einfach Nachrichten schreiben und in dem zum Thema passenden Ordner ablegen.

Schreiben

Gewährt allen durch die Benutzerkennung identifizierten Benutzern Lese-, Anhänge- (siehe oben) und Schreibrechte auf diesen Ordner.

Das Recht, in einen Ordner zu schreiben, beinhaltet das Löschen von Nachrichten, das Anlegen von Unterordnern und das Speichern anderer Attribute als gelesen/ungelesen auf dem Server (etwa beantwortet).

Benutzen Sie diese Einstellung, um einen gemeinsam genutzten Ordner zu bekommen, auf den jeder (fast, siehe Alle) die gleichen Rechte hat.

Im Beispiel Anhängen könnten Sie eine Reihe von Leuten, die als Moderatoren dienen, Schreibrechte einräumen. Diese könnten dann Nachrichten, die nicht zum Thema passen, entfernen, und Unterordner in besonders eifrig genutzten Ordnern anlegen.

Alle

Gewährt allen durch die Benutzerkennung identifizierten Benutzern Lese-, Anhänge-, Schreib- (siehe oben) und Verwaltungsrechte, d.h. das Recht, die ACL dieses Ordners zu verändern.

Dies ist die Voreinstellung für den Besitzer eines Ordners.

Tabelle 3.1, „ACL-Rechteübersicht“ fasst die IMAP-ACL-Zugriffsrechte für jedes Stufe zusammen.

Tabelle 3.1. ACL-Rechteübersicht

ACL-RechtKeineLesenAnhängenSchreibenAlle
Nachschlagen xxxx
Lesen xxxx
Gelesen speichern xxxx
Einfügen  xxx
Posten  xxx
Schalter schreiben   xx
Anlegen   xx
Löschen   xx
Verwalten    x

Mailinglisten

Wenn Sie den Ordner für eine Mailingliste verwenden möchten, öffnen Sie den Dialog Mailinglistenordner-Eigenschaften mit OrdnerVerwaltung von Mailinglisten im Menü. Wählen Sie dann Ordner enthält eine Mailingliste sowie auf Automatisch feststellen. KMail versucht dann Informationen über die Mailingliste anhand der aktuell ausgewählten Nachricht zu ermitteln. Wenn KMail einige der Adressen nicht ermitteln kann, können Sie die fehlenden Informationen von Hand nachtragen. Dazu wählen Sie zunächst den Adresstyp aus, für den Sie eine Adresse hinzufügen wollen. Sie haben die folgenden Wahlmöglichkeiten:

An Liste senden

Diese Adresse wird zum Versenden von Nachrichten an die Mailingliste ausgewählt. Dies ist normalerweise eine E-Mail-Adresse.

Mailingliste abonnieren

Diese Adresse wird verwendet, um eine Mailingliste zu abonnieren. Dies kann eine E-Mail-Adresse oder die Adresse einer Webseite sein.

Abonnement kündigen

Diese Adresse wird verwendet, um eine Mailingliste abzubestellen. Dies kann eine E-Mail-Adresse oder die Adresse einer Webseite sein.

Mailinglisten-Archive

Dies ist die Adresse des Archivs der Mailingliste. Dies ist normalerweise die Adresse einer Webseite.

Mailinglisten-Hilfe

Diese Adresse wird verwendet, um Hilfe für diese Mailingliste anzufordern. Dies ist normalerweise eine E-Mail-Adresse.

Nachdem Sie den passenden Adresstyp ausgewählt haben, geben Sie die E-Mail-Adresse oder die Adresse der Webseite ein und klicken dann auf Hinzufügen. Mit Entfernen können Sie die Adressen dann wieder entfernen.

Wenn Sie alle Adressen hinzugefügt haben, können Sie eine Aktion ausführen, z. B. das Listenarchiv ansehen, indem Sie den passenden Adresstyp auswählen und dann auf Programm aufrufen klicken. Wenn es für die gewünschte Aktion eine E-Mail-Adresse und eine Adresse einer Webseite gibt, müssen Sie zunächst das Bevorzugte Programm auswählen, bevor Sie auf Programm aufrufen klicken. Wählen Sie KMail, wenn Sie eine Nachricht an die E-Mail-Adresse schicken wollen und Browser, wenn Sie zur Webseite gehen wollen.

Anstatt das Programm für An Liste senden aufzurufen, können Sie mit NachrichtNeue Nachricht an Mailingliste ... ebenfalls eine neue Nachricht an die Mailingliste schicken.

Kurzbefehl

Sie können einen Tastatur-Kurzbefehl für den Zugriff auf diesen Ordner festlegen.

Wartung

Diese Karteikarte zeigt eine Übersicht über die Art des Ordners und seine Größe und die Anzahl der gelesenen und ungelesenen Nachrichten im Ordner. Hier können Sie auch die Textindizierung einschalten.



[1] Beachten Sie, dass eine einzelne Benutzerkennung für mehr als einen Benutzer stehen kann. Je nach IMAP-Server und dessen Konfiguration kann es Benutzerkennungen geben, die für Benutzergruppen, anonyme Benutzer oder beliebige Benutzer stehen. Schlagen Sie im Handbuch Ihres jeweiligen IMAP-Servers nach, um weitere Informationen zu erhalten.

[2] Jeder Benutzer hat eine eigene Liste gelesener Nachrichten, sodass Ihre eigenen ungelesenen Nachrichten nicht einfach als gelesen markiert werden, nur weil jemand anders sie gelesen hat.