Chapitre 3. Tirer le meilleur profit de KMyMoney

Joe (joe1011010)

Version 4.5 (19/07/2010)

Alors que vous avancez avec KMyMoney cliquant sur quelques boutons et saisissant quelques données, au bout d'un temps, vous pouvez être conduit à penser que vous vous y êtes mal pris et décider de recommencer, ceci même après avoir lu toute la documentation de KMyMoney.

Vous obtiendrez un résultat beaucoup plus efficace si vous passez un peu de temps à réfléchir à la manière avec laquelle vous allez utiliser KMyMoney. Aussi devriez-vous suivre les étapes qui sont indiquées ici.

Les bases de la comptabilité

Figurez vous votre argent comme des balles ou comme des haricots. Pour les empêcher de s'éparpiller, vous les placez dans une boîte, ou un pot. La comptabilité c'est compter et conserver une trace de l'évolution du nombre des haricots dans un ou plusieurs pots.

Vous avez un peu d'argent dans le pot marqué « Porte-monnaie” ». Vous achetez quelques marchandises. Pour ce faire, vous prélevez quelques haricots dans le pot marqué « Porte-monnaie” » et les placez dans un autre pot marqué « fournisseur ». Le fournisseur vous remet les marchandises en échange d'argent, aussi prenez-vous les haricots dans le pot marqué « fournisseur » et les placez-vous dans le pot marqué « marchandises ».

Les marchandises ont une valeur (le prix que vous avez payé pour elles) ainsi avez-vous toujours le même nombre de haricots, certains représentant de l'argent, les autres représentant des marchandises.

Dans cet exemple, vous avez deux mouvements de haricots, ou opérations. Chacune des opérations nécessite deux entrées, l'une pour sortir des haricots et l'autre pour entrer des haricots. Ce principe est appelé « enregistrement en partie double » ou « comptabilité en partie double ». L'enregistrement des opérations est fait dans un « livre de compte » ou « registre » ; chaque pot est appelé « compte ».

Maintenant, vous prenez quelques marchandises et vous les vendez à un client qui vous remet de l'argent en échange. Les marchandises valent bien quelques haricots et, heureusement ; le client vous a donné plus que cette valeur, vous faisant ainsi réaliser un profit. Pour simplifier les haricots du pot « marchandises » reviennent en argent et peuvent être répartis en « coût des marchandises vendues » et « profit ». Cette opération a trois entrées ; un coté de la partie double a été éclaté.

Cet aspect sera couvert plus en détails dans la suite de ce manuel.

Création des comptes (comptes personnels)

La plupart des comptes, ou des pots, ci-dessus représentent une mesure de notre richesse. Le porte-monnaie et les marchandises représentent notre « actif » ; il en va de même pour les créances que nous avons si nos clients ne nous ont pas encore payé. Les sommes que nous n'avons pas encore payées à nos fournisseurs sont nos dettes ou « passif ». Ces comptes sont convertibles en argent et possèdent une valeur.

Les pots qui n'ont pas de solde sont « revenus » et « dépenses ». Notre facture de téléphone (ou la compagnie de téléphone à qui nous payons la facture) ne peut avoir de solde; nous savons combien nous avons payé, mais pas combien les autres ont payé. Nous savons combien notre employeur nous a payé mais nous ne savons pas combien il nous payera les mois qui viennent. Aussi, bien que nous ne puissions calculer un solde pour de tels comptes, il est utile d'en suivre les entrées et sorties d'argent.

Dans certains cas, un fournisseur correspond à une « dette », dans d'autres cas à une « dépense ». Ceci est quelque chose que nous devons considérer et décider pour chacun des cas. De la même manière, vous pouvez déclarer un emprunt comme une dette si vous avez transféré l'argent sur votre compte bancaire, ou comme une dépense si vous avez utilisé l'argent de cet emprunt pour acheter des meubles.

Réfléchissez à la manière dont vous voulez analyser vos revenus et vos dépenses. Ceci sera déterminant sur la manière de les enregistrer.

Pour finir, réfléchissez pour savoir si vous voulez tout dans une seule série de comptes ou dans deux ou plus. Ceci peut dépendre de contraintes légales ou tout simplement de la manière dont vous voulez appréhender les choses. Chaque jeu de comptes devraient être manipulé séparément.

Création des comptes (comptes d'entreprise)

Ceci est similaire à la création de comptes pour usage personnel, mais est assujetti à des contraintes et des règles légales. KMyMoney ne couvre pas explicitement ces problèmes car il a été conçu comme un gestionnaire de finances personnelles. De plus, nous ne parlerons pas de cela ici mais vous devez être conscient de ces contraintes si vous chercher à utiliser KMyMoney pour une entreprise.