Viele Programme wie zum Beispiel OpenOffice.org oder Microsoft Excel erzeugen Dateien, die als Dokumente bezeichnet werden. Auch Kexi erzeugt Dateien, aber sie werden in diesem Handbuch Kexi-Datenbankdateien, oder kürzer, Datenbankdateien genannt. Kexi-Datenbankdateien haben üblicherweise die Dateierweiterung .kexi.

Zusätzlich zur Speicherung der Datenbank in Dateien kann Kexi auch Datenbanken auf Datenbankservern benutzen, darum wird hier der Begriff Datenbankdateien verwendet, nicht einfach nur Datenbanken.

Der Begriff Kexi-Projekt, oder kürzer, Projekt wird hier auch für die Kexi-Datenbank benutzt, unabhängig davon, ob die Daten in Dateien oder auf einem Datenbankserver gespeichert werden.